Der DIGIHUB Südbaden ist eine Fördermaßnahme des Ministeriums für Wirtschaft, Arbeit und Wohnungsbau Baden-Württemberg im Rahmen der Initiative Wirtschaft 4.0 eingebettet in die landesweite Digitalisierungsstrategie digital@bw. Der DIGIHUB Südbaden ist ein zu 50 % von öffentlicher Hand gefördertes Projekt mit einer Laufzeit von 3 Jahren. Häufig wird diese Art von Projekten nach dem sogenannten Wasserfall-Prinzip konzipiert:

Im Vorfeld eines solchen Projektes werden alle Work Packages mit deren Laufzeiten und Meilensteinen genau definiert. Dies lässt sich sehr gut anwenden bei komplizierten Projekten, die man in kleine Stückchen unterteilen und abarbeiten kann.

Aber was macht man, wenn man zwar das grobe Ziel (eher eine Vision), den Kostenrahmen und den Zeitrahmen kennt, aber nicht das „wie“? Wenn Unsicherheiten bestehen, was genau unsere Kunden wollen, wer diese letztendlich genau sind und wie wir unsere Partner zielführend und zufriedenstellend einbinden? Wenn viele Abhängigkeiten bestehen?

Forschen und experimentieren, ausprobieren, reflektieren und lernen ist hier die passende Herangehensweise. Dazu eignet sich Agilität mit ihrem Kern aus Inspektion, Adaption und Transparenz. Ursprünglich ist Agilität ein Prinzip aus der Softwareentwicklung, mittlerweile aber auch in anderen Projekten, Teams und zum Teil in ganzen Firmen übernommen worden.
Mit dem Freiraum für Agilität wurde auch das Projekt DIGIHUB Südbaden konzipiert: Mit einer Vision als erste Anlaufstelle für Fragen rund um Digitalisierung und Digitale Transformation in Südbaden, dem Rahmen der beteiligten Partner und nur wenigen vorgegebenen Zwischenzielen konnten wir frei in die Umsetzung und Ausgestaltung des DIGIHUB Südbaden gehen. Unser Projekt wird getragen von zehn starken, aber sehr unterschiedlichen Partnerorganisationen, von denen sieben Personal für das Projekt abstellen; eine Herausforderung in sich.

Diese als Team zu formieren und zur Selbstorganisation, einem der Prinzipien von Agilität, zu befähigen, war im ersten Jahr des Bestehen des DIGIHUB ein wichtiges Ziel. Die Selbstorganisation unseres Teams hat sich als wichtigstes Erfolgskriterium in dieser Konstellation herausgestellt: Die nötige Unabhängigkeit von den jeweiligen Organisationen sowie die Eigenverantwortung des Teams, die es braucht, um etwas so Neuartiges wie einen Digital Hub zu entwickeln.

Ein solches Team benötigt eine gemeinsame Kultur, die gelebt wird. In unserem Fall trägt genau diese dazu bei, dass der DIGIHUB Südbaden sich so entwickeln konnte.

Zudem arbeiten wir nach den Prinzipien agiler Zusammenarbeit:

  • Iteration: Wir entwickeln unsere Angebote, wie z.B. Veranstaltungsthemen schrittweise
  • Review: Wir holen aktives Feedback von unseren Kunden ein und binden sie so in die Entwicklung des DIGIHUB Südbaden mit ein
  • Empirie: Wir werten unsere gesammelten Erfahrungen als Basis für Verbesserungen aus
  • Konstante Zusammenarbeit: Wir organisieren uns selbst und das Team übernimmt die Verantwortung
  • Wechsel von Aktion & Reflexion: Wir überprüfen unsere Zusammenarbeit und Arbeitsweise und verbessern uns so
  • Direkte Kommunikation: Wir kommunizieren offen und direkt miteinander und mit Partnern
  • Veränderungen begrüßen: Wir leben Veränderungen, die sich durch Kundenwünsche ergeben

Wir haben uns für keines der bekannten agilen Frameworks wie Scrum oder Kanban entschieden, sondern kombinieren Elemente aus beiden, die für uns passen. Auch hier reflektieren wir regelmäßig und passen an, wenn sinnvoll.

Durch die agilen Prinzipien und unsere Kultur konnten wir im ersten Jahr sehr viel lernen und unsere Angebote an den Bedürfnissen unserer Kunden ausrichten. Wir haben viele Herausforderungen der Unternehmen aufgedeckt und verstanden, die im Vorfeld des Projektes gar nicht im Fokus lagen. Wäre dieses Projekt nach Wasserfall-Modus gestaltet worden, wären wir recht früh an den Punkt gekommen, das ganze Projekt sehr aufwändig umgestalten zu müssen.
Manchmal stoßen wir auch an Grenzen: Ob es sich z.B. darum handelt, dass jede Organisation unterschiedliche IT-Vorgaben hat, oder dass man eine Art „Schattenbuchhaltung“ führen muss, um die Geldgeber und Stakeholder jederzeit mit wichtigen Informationen zu versorgen – hier bedarf es viel Kommunikationsarbeit und Verantwortung jedes einzelnen Teammitglieds.
Eine weitere Herausforderung der Agilität in einem solchen Projekt ist z.B. Fluktuation im Team. Es ist dann nicht sinnvoll, die zuvor gemeinsam entwickelte Kultur, die Regeln und die Rollen einfach dem neuen Mitglied überzustülpen. Es ist notwendig, in eine neue Runde der Teamfindung und -entwicklung zu gehen, um so alle gleichermaßen einzubinden und für jeden eine Sinnhaftigkeit der Arbeit herzustellen und das vertrauensvolle und transparente Zusammenarbeiten im Team zu fördern. Zudem müssen Schnittstellen zu „klassischen“ Strukturen der Partnerorganisationen bzw. deren Abteilungen, wie z.B. Buchhaltungen, erarbeitet und gepflegt werden.

Wir werden im zweiten Jahr des DIGIHUB Südbaden die Reflexion und die Feedbackkultur noch weiter ausbauen, um so das Team noch mehr zu stärken. Ob dies gelingt, davon werden wir hier berichten.