Seit Generationen sind wir auf die Automatisierung fixiert. Die Industriellen loben sie, die Technikfeinde zerschlagen sie, aber jeder von uns benutzt sie.
Bis vor kurzem lag der Schwerpunkt der Automatisierung dennoch darauf, Produktionsprozesse weiterzuentwickeln. Heute haben wir die Technologie, um jeden Prozess weiterzuentwickeln. Es gab einige epic Fails und schlimme Warnungen, aber die Mehrheit will einfach die Automatisierung kosteffizient umsetzen, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit und erhöhen. Mit ein wenig Glück werden unsere Kunden uns sogar noch freundlicher ansehen, da wir den Service beschleunigen und die Kosten senken.
Normalerweise wenn man automatisiert, wandelt man variable Kosten in fixe Kosten: Etwas, was ein Mensch macht, in etwas, was eine Maschine macht. Wenn man jedoch kein Hersteller ist, redet man nicht oft von „fixen und variablen Kosten“. Wir sprechen häufiger von „Aufwand und Ertrag“, aber heute werden wir die Buchhaltungsterminologie auswählen und kombinieren, ohne uns auf die formalen Grenzen der Fachdisziplinen zu beschränken.
Wir verbringen zuerst ein wenig Zeit mit dem Hintergrund, um die Voraussetzungen zu schaffen, bevor wir tiefer hineingraben, wie die Automatisierung unseren Wunsch nach Qualität und gesenkten Kosten fördern kann.

Die Automatisierung auf dem Vormarsch

„Für den Industriellen gilt eine Regel: die bestmögliche Qualität zum niedrigstmöglichen Preis zu erzielen und dabei den höchstmöglichen Lohn zu zahlen.“
Henry Ford, Industrieller, 1924




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Zwischen 1908 und 1927 hat Henry Ford mehr als 15 Millionen Model Ts verkauft. Obwohl seine Besessenheit damit, Stückkosten zu senken, seine Firma fast ruiniert hat, hat sein inspirierter Einsatz von Automatisierung, den Skaleneffekt und dem „Scientific Management“ von Frederick Taylor wohl die ersten erfolgreichen Massenprodukte geschaffen und – im Guten wie im Schlechten – die Welt nachhaltig – im Guten wie im Schlechten – verändert.

Während die Automatisierung zur Steuerung der Dampfkraftwunder der industriellen Revolution erforderlich war, war es die Elektrizität, die die „zweite industrielle Revolution“ und die moderne Automatisierung gefördert hat. Darüber hinaus wachsen die Automatisierung und andere Beitragenden zur Massenproduktion heute weiter, wie Teslas sogenannte „Gigafactories“ bestätigen.
Obwohl sie fast 100 Jahre auseinanderliegen, wurden interessanterweise sowohl der zweckgebaute Dearborn-Komplex von Ford als auch die Reno-Gigafactory von Tesla errichtet, um die größten, meistintegriertesten Einrichtungen der Welt zu sein. So wenig haben sich die Prinzipien der Automatisierung und Massenproduktion geändert.
Dennoch gibt es einen Hauptunterschied zwischen dem ursprünglichen River-Rouge-Komplex von Ford und dem Reno-Gigafactory von Tesla: Der River-Rouge-Komplex war gedacht, dieselben Dinge möglichst schnell und immer wieder herzustellen. Wie es noch für die meisten Hersteller der Fall ist: neue Produkte erfordern neue Fabriken. Andererseits erwartet Tesla, dass die Reno-Einrichtung sich neukonfigurieren lässt und somit Kleinserien von allen heutigen und morgigen Tesla-Produkten herstellen kann. Mehr dazu später.

Definition der Automatisierung

„Die erste Regel jeder in einem Unternehmen verwendeten Technologie ist, dass wenn Automatisierung auf ein effizientes Verfahren angewendet wird, wird deren Effizienz gesteigert. Die zweite ist, dass wenn Automatisierung auf ein ineffizientes Verfahren angewendet wird, wird deren Ineffizienz gesteigert.“
Bill Gates, Sanctus Automation

Die aktuelle Definition der Automatisierung hat drei Bestandteile: (1) eine Energiequelle, (2) Maschinenprogrammierung und (3) ein Regelsystem. Fast ohne Ausnahme wird ein automatisiertes System diese drei Elemente haben (siehe Abb. 2).

Bestandteile der Automatisierung

Bei der mechanischen Automatisierung, wie z.B. ein Schweißroboterarm, ist diese Beschreibung leicht zu verstehen, aber sie ist etwas unpassend für Systeme, die keine physischen Handlungen erzielen. Trotzdem ist es gültig. Auch für Prozesse, die ausschließlich ‚in der Luft‘ ablaufen, sind diese noch die Grundelemente.

Zum Beispiel ein Business Process Management (BPM) System, das die Kreditorenbuchhaltung automatisiert, erfordert (1) Strom für das Netzwerk der Computersysteme, (2) Programmierung, um die Zahlungen zu sammeln und verarbeiten, (3) Regelsysteme, die programmiert werden, um die Genehmigungen im Laufe des Prozesses zu validieren und einzuholen.

Vielleicht wäre die folgende Abbildung eine bessere Darstellung des modernen Computerautomatisierungssystems:

Modernes Computerautomatisierungssystem - System of Systems

Strom ist selbstverständlich bei der Automatisierung und häufig ist die Automatisierung heute ein „System of Systems“ und kein eigenständiger Prozess. So besteht der Prozess aus Regelsystemen, die wiederum aus Programmierungen bestehen. Alle diese sind in der Regel Teil eines größeren System of Systems. Komplexität ist ein Grund, warum die Automatisierung scheitern kann, aber mehr dazu später.

Flexible Automatisierung

„Eine Oma mit einem Rollator kann die schnellste Fertigungsband hinter sich lassen“
Elon Musk, Sanctus Ferrum Virum

Die Automatisierung ist ein sich ständig entwickelnder Bereich und einige aufregende Dinge sind im Gange. Wie Elon Musk zu einem Gewinnaufruf 2018 erklärte:

„Die Wettbewerbsfähigkeit von Tesla wird langfristig nicht das Auto sein: Es wird die Fabrik sein. Wir wollen die Fabrik zu einem Produkt machen… Das Model T war nicht das Produkt, sondern der River-Rouge-Komplex. Wir werden ein großartiges Produkt haben, aber die Fabrik wird das Produkt sein, das uns einen langfristigen und nachhaltigen Wettbewerbsvorteil verschafft.“

Ich fürchte, dass Herr Musk auf dasselbe Problem wie Herr Ford stoßt, indem er sich intensiv mit der Reduzierung der Stückkosten, dem Skaleneffekt, Herstellungsgeschwindigkeit, usw. beschäftigt, aber es dürfte interessant sein, es zu beobachten (außer man ist Investor oder Mitarbeiter).

Das untenstehende Diagramm stellt die Behauptung vom Herrn Musk dar:

Cost Effectiveness Of Automation_DE

Das Diagramm vermittelt die Idee, dass sich die flexible Automatisierung weiterhin verbessern wird, nachdem andere Mittel längst abstürzen.
Dennoch verfügen nicht viele Unternehmen außer Tesla über die Ressourcen, dies herauszufinden. In ähnlicher Weise zeigt Robotic Process Automation (RPA) solche beispiellosen Gewinne, aber nur wenige von uns haben die Ressourcen, um es herauszufinden.
Wenn es um dein Geld geht, ist das Toyota-Produktionssystem der kontinuierlichen Verbesserung vielleicht passender als die Tesla-Gigafactory. Mehr dazu später.

Kostenabrechnung

„Buchhaltung ist die Sprache des Geschäfts.“
Warren Buffet, Sanctus Investor

Der allgemeine Konsens unter den Archäologen ist, dass vor fast 10.000 Jahren einfache Buchhaltungs-Token den Menschen auf den Weg zu unseren ersten Schriftsprachen gebracht haben. Und es besteht große Einigkeit darüber, dass unsere Neigung zur Buchhaltung auf „Kerbhölzern“ aus dem Jungpaläolithikum über 20.000 Jahre zurückgeht.
Mit der Entwicklung von Gesellschaft und Handel ist auch die Ausgereiftheit der Buchhaltung gewachsen.
Wenn wir zur zweiten industriellen Revolution vorspulen, sehen wir, wie Neoklassik mit der Einführung der Produktionsfunktionen als der Hauptansatz zum Verständnis der Wirtschaftlichkeit der Herstellung in den Mittelpunkt rückt. Nachdem 1914 große Kapitaleinsätze für die Schwerindustrie eingeführt wurden, haben Produktionsfunktionen als Input eine präzisere Buchhaltung gebraucht. Dies hat dazu geführt, dass Kostenartenabrechnung zu einer entscheidenden Disziplin wurde.
Nicht herstellungsbezogene Kosten einschließlich Vertriebs- und Verwaltungskosten und Schuldzinsen werden von der Kostenartenrechnung nicht berücksichtigt, aber alle Kosten sind für die Betriebsrechnung erfassbar, zu der die Kostenstelleinrechnung gehört.
Also, lassen Sie uns einfach auswählen und kombinieren, um zu entdecken, welchen Kost wir durch die Anwendung der Automatisierung eventuell senken können.

Kostenarten

Die Summe aus variablen und fixen Kosten entspricht den Gesamtkosten:

Kostenarten

Quelle: Wikimedia Commons

Wie man am Diagramm erkennen kann, fallen fixe Kosten „kurzfristig“ unabhängig von wie vielen Produktionseinheiten an, und variable Kosten fangen bei null an und steigern mit der Produktion. „Langfristig“ lassen alle Kosten sich ändern.
Wenn man nichts anders als fixe Kosten hätte, was für bspw. eine Softwarefirma (fast) möglich wäre, würden die Profitmargen einfach immer mehr steigern, umso nehr die „Umsatzstückzahlen“ über die fixe Kosten hinausgehen. Fixe Kosten haben Kapazitätsengpässe, so dass es irgendwann zu einer Erhöhung der „Stufenfunktion“ zur Kapazitätserweiterung kommen wird. Langsames Kostenwachstum im Verhältnis zum Umsatz (einmal machen, mehrmals verkaufen) ist ein Grund, warum Softwarefirmen tendenziell bessere Bewertungen haben als andere Firmen.
Wenn man nichts anders als variable Kosten hätte, was für bspw. eine Beratungsfirma (fast) möglich wäre, bleibt der Profit gleich beim Unterschied zwischen dem, was man von Kunden verlangt, und dem, was man den Beratern zahlt. Man kann sich den fixen Kosten nicht zunutze machen, um Margen zu erhöhen.
Variable Kosten lassen sich „auslagern“, während fixe Kosten „kurzfristig“ bezahlt werden müssen. Das bedeutet, dass in den meisten Fällen sich fixe Kosten etwas gefährlicher einsetzen lassen als variable Kosten.
Sich den fixen Kosten der Automatisierung zunutze zu machen bleibt jedoch eine der effektivsten Methoden zur Profitsteigerung.
Deshalb wollen wir heute fixe und variable Kosten auswählen und kombinieren, um zu zeigen, 1) wie man sich der Automatisierung zunutze macht, um Kosten zu minimieren, 2) welche Kosten man zur Minimierung auswählen soll und 3) wie man Erfolg misst.

Wie man sich der Automatisierung zunutze macht

„Verbringen Sie Zeit im Vorfeld damit, in Systeme und Prozesse zu investieren, um langfristiges Wachstum nachhaltig zu machen.“
Jeff Platt, Sky Zone Gründer und CEO

Mit der Automatisierung können wir zwei Dinge tun: 1) Für den Erfolg vorbereiten, oder 2) den Erfolg konsolidieren. Das erste impliziert, dass man in die Automatisierung investiert, weil man Wachstum prognostiziert, und das zweite impliziert, dass man in die Automatisierung investiert, weil man bestehende Kosten deckeln bzw. senken will. Im Idealfall kommt das Handeln auf das eine auch dem anderen zugute.
Jedoch erfordert die Vorbereitung auf den Erfolg eine Prognose und das ist ein tückisches Geschäft. Und wie Shakespeare gewarnt hat: „Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste.“ Deshalb verzichten wir heute auf das gefährliche Thema und konzentrieren uns auf die Kostensenkung.
Wenn alles gut geht, werden Sie jedoch Ihr Automatisierungsarsenal auf Dauer aufbauen, daher ist es wichtig, die Vielseitigkeit der von Ihnen gewählten Produkte und Partner zu berücksichtigen. Wenn Sie – wie vorgeschlagen – über mehrere „Silosysteme“ hinweg integrieren, um Ihre Automatisierungsziele zu erreichen, werden Sie wahrscheinlich jedes Silo einmal erschließen und die Verbindung in späteren Automatisierungsprojekten erneut gebrauchen. Dennoch werden wir die Toolauswahl an einem anderen Tag anschauen müssen.

 

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Wenn wir das Gesamtkostendiagramm noch anschauen, sehen wir, wie variable Kosten mit dem Umfang wachsen:

Kostenarten

Beginnen wir also, indem wir nach variablen Kosten suchen, die bis zum Punkt gewachsen sind, an dem die Investition in die Automatisierung sinnvoll ist, um sie auf fixe Kosten herunterzubringen.

Das klassische Beispiel ist die Kreditorenbuchhaltung und ein oft zitiertes Case Study dazu finden wir bei unseren Freunden in Dearborn. Mitte der 80er Jahre ist die Kreditorenbuchhaltung von Ford auf über 500 Mitarbeiter gewachsen. In dieser Zeit hat Ford einen Anteil an Mazda erworben; Mazda hat nur 5 Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung gehabt. Ford war 10-mal größer als Mazda aber in den Personalgrößen ist eine Größenordnungsdiskrepanz geblieben. Mit relativ einfacher Automatisierung und Verfahrenstechnik hat Ford Verarbeitungskosten in der Kreditorenbuchhaltung um etwa 75% reduziert. Wenn man nicht einer der hunderten gekündigten Kreditorenbuchhalter war, war dies ein sehr erfolgreiches Automatisierungsprojekt.

Aktivitäten „vorzulagern“ ist eine weitere wirksame Methode, um Kosten zu senken und Effizienz zu steigern. Wenn dies in Partnerschaft gemacht wird, kann dies allen Stakeholdern helfen. Ein gutes Beispiel ist eine Meeresausrüstungsleasingfirma, die ein relativ einfaches Extranet eingesetzt hat, um ihrem globalen Netzwerk von Reparaturwerkstätten zu ermöglichen, ihre Ausrüstung zu mieten, zurückzubringen, zu reparieren usw., ohne das Personal der Leasingfirma einzubeziehen. Die ganze Steuerung, Autorisierung, alle Vertragsbedingungenprüfungen usw. wurden automatisiert und statistisch überprüft, um die Genauigkeit und die Regelkonformität sicherzustellen. Dies hat den Außendienst sowohl für Kunden als auch für Depots beschleunigt und der Leasingfirma ermöglicht, all 25 ihrer lokal agierenden Filialen in drei regionalen Zentren zusammenzulegen. Dieser Schritt war so erfolgreich, dass mehrere der großen Wettbewerber geradezu das Geschäft aufgeben musste und die Leasingfirma die erste Wahl sowohl für Kunden als auch Reparaturwerkstätten wurde. Darüber hinaus hat sich das System über einen längeren Zeitraum aus denselben grundlegenden Integrations- und Technologieinvestitionen entwickelt – nicht „Haus und Firma aufs Spiel setzen“ oder digitale Transformation nach der „Alles-oder-Nichts-Methode“. Alles wurde Schritt für Schritt, Verbesserung auf Verbesserung gemacht.

Das ist also Ihre Aufgabe. Beginnen Sie mit Ausgaben, die für Ihre Erfolgsrechnung von Bedeutung sind, und überlegen Sie, was eine Verbesserung um 20%, 30% usw. ausmachen würde. Schauen Sie danach Ihre unübersichtlichsten und komplexesten Prozesse an und stellen Sie sich vor, was eine Verbesserung um 20%, 30% usw. ausmachen würde. Das sollte nicht zu lang dauern.

Sie brauchen noch keine Lösung, sondern nur die Zielbereiche, die mit ihrer jetzigen Strategie und Zukunftsvision übereinstimmen.

Wie man seine Automatisierungsziele auswählt

„Begutachten und testen Sie eine voraussichtliche Aktion, bevor Sie sie durchführen. Bevor Sie vorgehen, treten Sie zurück und schauen Sie das Gesamtbild an, damit Sie nicht voreilig auf wilden Impuls handeln.“
Epiktet, Stoiker, antiker Philosoph.

Komplexität ist der Feind der Automatisierung. Angesichts der Tatsache, dass die heutige Automatisierung normalerweise die Einbindung eins oder mehrere „System of Systems“ erfordert, ist Komplexität unvermeidbar.
Bittere Erfahrung zeigt uns, dass die Frage „Was kann die Technologie?“ uns direkt in die unbarmherzigen Armen der Komplexität führt. Daher ist es sicherer die Frage zu stellen: „Was muss gemacht werden?“. Über „grüne Wiesen“ und „blaue Himmel“ nachzudenken ist schön, aber sie sind meistens Illusionen, die man nie erreicht.

Mit einfachen Tilgungszeitraumberechnungen (oder anderen, die man bevorzugt) kann man Investitionen ausmessen, damit sie Ihren gewünschten Ergebnissen entsprechen. Hier ist ein einfaches Beispiel:

In unserem Beispiel sollte eine triftige Lösung 1) Ihr Einsparungsziel von 30.000€ erreichen, 2) 54,000€ oder weniger kosten und 3) einen Tilgungszeitraum von 18 Monaten haben. Sammeln Sie intern und/oder extern Ideen. Wenn eine Idee vernünftig scheint und Ihre Investitionsschwelle nicht überschreitet, ist es an der Zeit, die Idee genauer unter die Lupe zu nehmen.
Nehmen Sie eine oder mehrere Antworten, die Sie glauben, und führen Sie einen Proof of Concept (PoC) durch. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Sie wollen nach dem „Minimum Viable Product“ suchen, wie es die Leute von „Lean Startup“ nennen.
Das Gesamtbild – anstatt nur einer Reihe von nicht zusammenhängenden Lösungen – anzuschauen wird wahrscheinlich ans Licht bringen, dass große Aufwandsposten und komplexe Prozesse dieselben Systeme und Mitarbeiter einbegreifen. Es ist daher eindeutig sachgemäß, die „Investitionsbeträge“ dieser Projekte zusammenzufassen. So erhalten Sie eine Gesamteinsparungspotenzial und einen Investitionsbetrag, die Ihnen helfen, das „Gesamtbild“ zu definieren.

Wie man die Ergebnisse misst

„Sie werden vielleicht nie wissen, was für Resultate Ihre Taten, aber wenn Sie nichts tun, wird es keine Resultate geben.“
Mahatma Gandhi

Ich habe einmal an einer Vorlesung über ROI von einem berühmten Harvard-Professor teilgenommen. Sie war in einem großen Auditorium mit einer großen Menge an Menschen, und der Professor läuft langsam zum Pult, schaut die Menge an und sagt: „Meine Damen und Herren, der ROI ist, wie wir uns einigen, einander anzulügen“; Totenstille, bevor der in Lachen ausgebracht hat.
Und es stimmt. Auf der Mikroebene ist es sehr schwierig und subjektiv Einsparungen nachzuweisen. Jedoch ist es auf der Makroebene etwas schwieriger zu verbergen.
Wenn Ihre Margen sich nach der Investition nicht verbessert haben, was ist schiefgelaufen? Wenn Ihre Margen sich verbessert haben, wie viel können Sie Ihrer Investition zuschreiben. Sind die Mitarbeiter und Kunden mit der Änderung zufrieden, bekämpfen sie die Änderung, sind sie durch die Änderung belastet, usw.?
Es ist nicht leicht, „brutal ehrlich“ zu sich selbst und Stakeholdern zu sein. Wenn das Ziel jedoch ist es, das bestmögliche Unternehmen aufzubauen, werden echte „Teams“ schnell antreten. Probieren Sie es mal. Hoffentlich werden Sie überrascht sein, wie viel schneller die Dinge sich verbessern.

Zu vermeidende Probleme

„Mit drei Methoden können wir Weisheit lernen. Erstens durch Nachdenken, das edelste; zweitens durch Nachahmen, das einfachste; und drittens durch Erfahrung, das bitterste.“
Konfuzius, ca. 551 v. Chr.

Wenn das Projekt doppelt so viel kostet und doppelt so lang dauert, würden Sie es noch machen? Wenn die Antwort „Ja“ lautet, haben Sie ein starkes Projekt. Wenn die Antwort „Nein“ lautet, müssen Sie Vertrauen in Ihren Plan haben.

Hier sind ein paar Rahmenbedingungen, um dieses Vertrauen aufzubauen:

1. Kleine Projekte, d.h. unter $1 Mio., sind sichere Kandidaten (ein Projekt mit einem Budget über $1 Mio. ist 50% wahrscheinlicher zu scheitern als eines mit einem Budget unter $350.000)
2. Wenn sie begrenzte IT-Projekterfahrung haben, sollten Sie definitiv klein anfangen („bittere Erfahrung“ ist überall!)
3. Wenn Sie bereits ein oder mehrere bedeutungsvolle Projekte durchführen, sind Ihre Ressourcen, vor allem Ihr Management, wahrscheinlich zu sehr verteilt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Prioritäten klar sind, bevor Sie etwas Neues anfangen.
4. Ein Proof of Concept (PoC) kann auf die Nerven gehen aber ist eine sichere Art und Weise, Erfahrung und Wissen zu sammeln

Zusammenfassung

Kosteneffektive Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit. Das ist das Ziel. Berechnete, stufenweise Investitionen in die Automatisierung. Das ist der Weg.
Also, wählen Sie Ihre Ziele, wählen Sie Ihre Partner und beginnen Sie diesen Weg.

Wenn Sie über die internen Ressourcen verfügen, um Ihren Automatisierungsweg zu beginnen, ist Intrexx auf eine einfache Implementierung ausgelegt.

Wenn Sie Ihren Weg in Schwung bringen wollen, haben wir qualifizierte Partner, die Ihnen gerne helfen. Eine Plattform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen wie Intrexx vereinfacht den Gewinnmechanismus. Damit können Sie auswählen, was Sie von Ihren funktionalen Systemen und Teams brauchen, um alles so viel besser als Ihre Wettbewerber.

Vielen Dank und zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Hilfe brauchen.

Vielen Dank
Lars Matzerath

Lars Matzerath
Head of Sales bei United Planet.
Email: lars.matzerath@unitedplanet.com
Phone: +49 761 20703-332
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