Das Mehr / Meer der Digitalisierung

Wenn es um Digitalisierung in Unternehmen geht, gehen die Meinungen weit auseinander. Für die Mitarbeiter aus der Personalabteilung bedeutet es vielleicht die Online-Bewerbung (endlich keine Dokumente mehr scannen), die IT-Abteilung freut sich vielleicht über ein Ticketsystem (endlich nicht mehr jede Anfrage per Telefon beantworten). Am Ende werden die Bewerbungen dann doch wieder ausgedruckt und der Geschäftsführung zur Kenntnis vorzulegen oder das Ticketsystem wird nicht von allen Mitarbeitern genutzt und so muss die IT-Abteilung am Ende doch alle Anfragen telefonisch bearbeiten. Die Digitalisierung bleibt damit auf der Hälfte des Weges stecken.

Genauso unterschiedlich wie die Vorstellungen von Digitalisierung sind auch dementsprechend die Definitionen darüber im Internet oder in anderen einschlägigen Wissensdatenbanken.
Als allgemein grundlegendes Verständnis des Begriffes lässt sich jedoch festhalten: „Digitalisierung bezeichnet im ursprünglichen Sinn das Umwandeln von analogen Werten in digitale Formate“ (Luber/Litzel 2019).

Soweit die Theorie. In der Praxis jedoch ist die operative, organisatorische und nicht zuletzt kommunizierte Umsetzung der Digitalisierung eine große Herausforderung und oftmals sehr komplex. Es geht schließlich nicht nur um die technische Digitalisierung einzelner Prozesse. Auch Geschäftsmodelle insgesamt müssen angepasst werden, um Aussagen wie „früher war alles besser“ entgegenzuwirken. Vernetzung und Austausch – nicht nur innerhalb der Unternehmensstrukturen, sondern auch in Hinblick auf Kunden – rücken mehr und mehr in den Fokus. Dass dies nicht ad-hoc und innerhalb eines kurzen Zeitraums umsetzbar ist, erklärt sich dabei fast von selbst. Denn viele Unternehmen nutzen komplexe analoge Kommunikationsstrukturen, die in den Prozess eingeflochten oder komplett neu gedacht werden müssen.

Diese Strukturen sind gebunden an Abteilungen, (Fach-)gruppen oder Mitarbeiter. Und diese haben ebenfalls ihre jeweils eigenen Vorstellungen davon, wie einfach, schnell und transparent Digitalisierung sein sollte. Das ist zumindest noch eine recht positive Vorstellung. Doch nicht alle Mitarbeiter werden dem Ganzen immer positiv gegenüberstehen. Es bleibt oftmals die Befürchtung, digitale und automatisierte Prozesse machen Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens überflüssig. Dies ist die große Kunst: die Digitalisierung so zu gestalten, dass sie den Menschen nicht ersetzt, sondern die Möglichkeiten seines Tuns erweitert.

Optimal für einen erfolgreichen Start wäre es, wenn alle am Prozess beteiligten Personen mit in die Entwicklungen einbezogen werden. Erfahrungsgemäß ist hier der Zeitpunkt entscheidend. Es kann nämlich nicht darum gehen, dass alle beteiligten Mitarbeiter schon in die generelle Projektplanung einbezogen werden. Leider würde das nur dazu führen, dass der Projektbeginn sich ewig in die Länge zieht und man so viele Themen hat, dass man gar nicht weiß, wie man starten soll.

Die Mitarbeiter mit einer komplett fertigen Lösung zu konfrontieren, scheint ebenso wenig sinnvoll zu sein. Vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden, sorgt häufig für wenig Akzeptanz und die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass sich einige übergangen fühlen. Folglich wirken vermeintlich innovative Ideen und Umsetzungen wie ein Fremdkörper innerhalb der vorhandenen Strukturen.
Die Digitalisierung fordert neben einer starken Vernetzung auch eine gewisse Art der Agilität, welche den Weg zur digitalen Transformation ebnet. In diesem Zusammenhang gibt es eine gewisse Diskrepanz zwischen dem, wie wir als Privatperson digitale Strukturen nutzen und ihnen begegnen und dem, wie wir innerhalb der eigenen Arbeit im Unternehmen damit umgehen.
Wie also alle ins Boot holen?

Der Mensch im Mittelpunkt

Mitbestimmung und ein transparenter Informationsaustausch sind zwei wesentliche Aspekte, um die Grundlage für eine agile Unternehmenskultur hin zum digitalen Wandel zu gestalten.
Das eingangs beschriebene Problem der Definition von Digitalisierung macht die zuvor genannten Aspekte umso wichtiger. Generell könnte man der Meinung sein, alle verstehen zumindest das Gleiche unter Digitalisierung. Dass dies meistens nicht der Fall ist, ließe sich mit einer konstruktivistischen Betrachtungsweise begründen. Demnach konstruiert sich jeder seine Welt, die Art der Wahrnehmung und was für ihn eine Bedeutung hat.

Wichtig ist es daher zu klären, welches Verständnis von Digitalisierung im jeweiligen Kontext zugrunde gelegt werden soll, um in einen kreativen Digitalisierungsprozess zu starten.
Im Rahmen meines Masterstudiums habe ich mich viel mit dem Konstruktivismus nach Kersten Reich (2010) beschäftigt und finde seine Ansätze in diesem Zusammenhang aktueller denn je. Auch wenn Reichs Perspektive hauptsächlich auf pädagogisches Lernen gerichtet ist, lassen sich einige seiner Ansätze auf das Digitalisierungsthema übertragen. Denn letztendlich sollte bei aller Digitalisierung nach wie vor der Mensch im Mittelpunkt stehen.

Wie man sich die Darstellung unterschiedlicher Perspektiven innerhalb eines Lernprozesses im Konstruktivismus für das beschriebene Thema zunutze machen kann, möchte ich hier kurz erläutern.
Die Basis des Konstruktivismus kommt aus einer erkenntnistheoretischen Perspektive (Wie erkennen wir die Welt und wie kommen wir zu unserer Erkenntnis?). Eine der Grundannahmen des Konstruktivismus ist, dass jeder von uns eine subjektive Sichtweise von der Welt und seiner Umwelt hat. Wie wir die Wirklichkeit wahrnehmen, ist abhängig davon, was wir erleben, welche Geschichte wir haben, welche körperlichen Voraussetzungen und der Art und Weise, wie wir uns entwickeln. Dies bedeutet aber nicht im radikalen Sinne, dass man sich von der Wirklichkeit verabschieden muss und ein Diskurs nicht möglich ist. Medientheoretische Konstruktivisten sehen uns nicht nur in der Rolle des Beobachters, der in einer digitalisierten Welt als bloßer Konsument gesehen wird, sondern auch als Teilnehmer und Akteur im Sinne eines aktiven Prosumenten (Vgl. u.a. Wild 2016).
Kersten Reich verweist in diesem Zusammenhang auf verschiedene Denkmuster und Perspektiven (Reich 2010 S.136f). Demnach erfinden (=konstruieren), entdecken (=rekonstruieren) und enttarnen (=dekonstruieren) wir unsere Wirklichkeit. Um Wissen in Handlungen zu überführen, braucht es den Vorgang der Konstruktion. Da man das Rad aber nicht immer wieder neu erfinden kann, erlangen wir einen Teil unseres Wissens auch, indem wir bereits vorhandene Strukturen entdecken und nutzen, eben rekonstruieren. Letztendlich ist unser Wissen und Tun aber auch immer Teil unserer eigenen Perspektive und häufig sind wir gefangen in unserem eingeschränkten Blickwinkel. Der Prozess der Dekonstruktion kann uns daher dabei helfen, Leerstellen aufzudecken und andere Beobachterperspektiven mit einzubeziehen.

Wenn wir es schaffen, diese Ebenen innerhalb von Digitalisierungsprojekten zu erkennen und mit einfließen zu lassen, dann können wir alle Beteiligten ins Boot holen. Wir anerkennen die verschiedenen Bedürfnisse, Erwartungen, Forderungen aber auch Aufgaben und Standpunkte aller Beteiligten.
Nehmen wir die Einführung eines Intranets innerhalb eines Unternehmens mit unterschiedlichen Abteilungen. Jeden Mitarbeiter wird eine andere Vorstellung davon haben, wofür das Firmenintranet genutzt werden kann. Einerseits soll es alle abteilungsübergreifend vernetzen, andererseits sollen spezifische Anwendungen Workflows und Prozesse optimieren. Nun bedeutet die Einführung eines Intranets nicht nur, bereits vorhandene manuelle Prozesse zu digitalisieren (=zu konstruieren), z.B. den Laufzettel statt in Papierform als Dokument weiterzugeben. Vielmehr muss die vorhandene Anforderung (z.B. den Prozess des Laufzettels zeitlich zu optimieren) einerseits um weitere Features, wie z.B. eine automatische Erinnerungsfunktion, ergänzt werden. Andererseits müssen auch alle am Prozess beteiligten Personen mit einbezogen und somit auch unterschiedliche Handlungsoptionen (=Dekonstruktion) geprüft werden. Für die Mitarbeiter aus der Buchhaltung ergeben sich vielleicht Tätigkeiten aus dem Laufzettel, die innerhalb des vorhandenen ERP- oder Buchhaltungssystems gepflegt werden müssen. Eine Zentralisierung all dieser Aktivitäten an einem Ort, also hier: dem Intranet, kann durch eine kreative und dekonstruktive Denkart die gewünschte Optimierung von Prozessen unterstützen. Der digitale Laufzettel wird dann innerhalb des Intranets von verschiedenen Mitarbeitern nacheinander bearbeitet und entsprechende Schnittstellen zu Fremdsystemen sparen Zeit und ermöglichen eine vereinfachte Bedienung. Je nach Tätigkeitsfeld ist es dann noch denkbar, dass jeder Mitarbeiter seinen eigenen Digital Workplace gestaltet, z.B. häufig genutzte Anwendungen auf der Startseite ablegt.

Motorboot oder Bretterfloß?

Zusammenfassend sollten wir uns also davon lösen, Digitalisierung als einen rein technischen Vorgang zu verstehen. Für jede Anforderung wird es irgendwo die richtige Lösung geben. Entscheidend ist, wie wir die Digitalisierung gestalten und nutzen wollen. Digitalisierungsprojekte sollten also verschiedene Bedürfnisse, Perspektiven und Tätigkeiten bündeln und beteiligte Mitarbeiter dahingehend als Teilnehmer und Akteure innerhalb des Prozesses verstehen. Ins Boot holen bedeutet demzufolge: Mitarbeiter an Entwicklungsschritten zu beteiligen, um eine gewisse Agilität innerhalb eines Projektes zu erhalten. Dies kann in der ersten Phase die Bündelung aller Ideen und Vorstellungen zu einer Anwendung sein. Hieraus kann sich eine erste Testanwendung entwickeln, bei der man dann wieder alle beteiligten Mitarbeiter die Funktionen testen lässt, um weitere spezifische Anpassungen vorzunehmen usw..

Die kreative Dekonstruktion bewahrt uns davor, uns immer nur um uns selbst zu drehen und sorgt dafür, dass wir vorhandene Strukturen nicht einfach nur übernehmen, sondern im Zuge der Digitalisierung auch weiterdenken und -entwickeln und stetig gegen bestehende Anforderungen prüfen. Ansonsten endet es schnell dort, wo es angefangen hat. Oder wie Thorsten Dirks es sagen würde: „Wenn Sie einen scheiß Prozess digitalisieren, haben Sie einen scheiß digitalen Prozess“ (Vgl. Grzanna 2018).

Literaturquellen:
• Reich, Kersten, 1948-. (2010). Systemisch-konstruktivistische Pädagogik. Pädagogik und Konstruktivismus (5., völlig überarb. Aufl.). Weinheim: Beltz.
• Wild, Rüdiger, Verfasser. (2016). Konstruktivistische Medientheorie. : Beobachter, Teilnehmer und Akteure in medialen Diskursen.

Internetquellen:
• Luber/Litzel (2019): Was ist Digitalisierung? Big Data Insider, 09.01.2019, https://www.bigdata-insider.de/was-ist-digitalisierung-a-626489/ zuletzt aufgerufen am 26.10.2020
• Grzanna 2018: Alles schon digital? Süddeutsche Zeitung, 17.05.2018, https://www.sueddeutsche.de/wirtschaft/digitalisierung-alles-schon-digital-1.3983161, zuletzt aufgerufen am 28.10.2020)