Von mehr Effizienz bis zur höheren Motivation: Ein Social Intranet bietet Unternehmen und Mitarbeitern viele Vorteile. Doch wie können Sie herausfinden, ob Ihr Intranet wirklich erfolgreich ist? Welche Kennzahlen sind firmenintern entscheidend?

Effizienteres und flexibles Arbeiten, mehr Agilität im Unternehmen, eine offene Kommunikation und ein spannender Arbeitsplatz: Richtig angewendet bietet ein Social Intranet im Unternehmen viele Vorteile. Das, was Unternehmen und Mitarbeiter schon länger im Arbeitsalltag beobachten, hat jetzt die neueste Social Collaboration Studie mit Zahlen untermauert. Demnach steigert ein erfolgreiches Social Intranet im Unternehmen die Arbeitseffizienz um 50 Prozent. Gleichzeitig sind Mitarbeiter motivierter bei der Sache. Hinzu kommt, dass das Social Intranet mobiles und flexibles Arbeiten ermöglicht. Für Ihr Unternehmen bedeutet dies mehr Agilität, für Ihre Mitarbeiter mehr Unabhängigkeit.



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Doch wie können Sie wissen, ob das Social Intranet in Ihrem Unternehmen wirklich erfolgreich ist? Ganz einfach: indem Sie den Erfolg messen!

Ähnlich wie im Verkauf oder im Marketing können Sie mit verschiedenen ‚Key Performance Indicators‘ (KPI) auch den Erfolg des Social Intranets messen. Diese sind natürlich immer abhängig von Ihrer ganz individuellen Unternehmensstrategie.

Dreizehn mögliche Kennzahlen zum Erfolg

Die folgenden zwölf Kennzahlen verraten Ihnen, wie effektiv das Social Intranet in Ihrem Betrieb genutzt wird und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt.

1. Anzahl der Logins

Wie oft loggen sich Mitarbeiter pro Tag, Woche oder Monat ins Social Intranet ein? Diese Zahl gibt erste Auskünfte darüber, wie groß die Anziehungskraft und Akzeptanz des Digital Workplaces ist.

2. Anzahl der Postings

Vergleichbar mit den Logins sollten in einem ersten Schritt auch die Beiträge, Likes (falls diese Option technisch vorhanden ist) und die Kommentare gezählt werden.

3. Anzahl der erledigten Aufgaben

Je nach angebotenen Features besteht auch die Möglichkeit, die Projekte inkl. der einzelnen Aufgaben in einem Social Intranet zu erfassen bzw. deren erfolgreiche Abschlüsse zu zählen.

4. User-Profile

Wie einfach können Mitarbeiter in ihrem Team oder im Unternehmen den passenden Ansprechpartner über das Social Intranet finden? Je detaillierter User-Profile ausgefüllt sind, desto einfacher geht dies. Angaben können neben der Abteilung auch Sprachen, Hobbys, Zusatzfähigkeiten und weitere Interessen sein. Dies kann auch sehr gut dabei helfen, bisher unsichtbare Rohdiamanten im Unternehmen zu entdecken.

5. Mobile Zugriffe

Das Social Intranet ermöglicht orts- und geräteunabhängiges Arbeiten. Greifen Mitarbeiter auch vom Tablet unterwegs oder vom Smartphone im Homeoffice auf das Intranet zu, ist das ein guter Indikator für die Akzeptanz der Technologie.

6. Interaktion

Je mehr Ihre Mitarbeiter sich untereinander über Abteilungsgrenzen und Orte hinweg über das Intranet vernetzen, desto mehr fördert dies die Kommunikationskultur im Unternehmen. Gleichzeitig kann auch die sinkende Anzahl an internen Mail – also 1zu1 Kommunikation – analysiert und der gestiegenen Kommunikation im Social Intranet entgegengestellt werden.

7. Lesedauer

Wie viel Zeit investieren Mitarbeiter darin, Nachrichten und Informationen über das Social Intranet zu lesen? Eine höhere Lesedauer zeigt Ihnen an, dass das Intranet eine aktive Plattform für den Austausch von Informationen ist. Dies gilt auch für passive Kolleginnen und Kollegen. Auch diese profitieren enorm von einem Social Intranet.

8. Downloads

Über Social Intranets können Dokumente leicht geteilt werden. Doch nutzen Ihre Mitarbeiter diese Flexibilität auch? Die Anzahl der Downloads ist ein guter KPI, um dies zu messen.

9. Kommunikation

Nachrichten und Dokumente können im Social Intranet schnell, effizient und transparent ausgetauscht werden. Je mehr Content Ihre Mitarbeiter im Social Intranet erzeugen, desto reger der Austausch.

10. Suchanfragen

Theoretisch stehen alle Informationen und Dokumente Ihren Mitarbeiter im Social Intranet zur Verfügung. Doch finden Ihre Mitarbeiter diese Informationen auch? Ein Weg, um dies zu messen, ist die Quote an erfolgreichen Suchanfragen. Ganz nebenbei ist auch die Anzahl an Suchanfragen interessant. Dies kann u. U. bereits erste Eindrücke über die richtige oder falsche Architektur des Social Intranet geben.

 

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11. Online-Formulare

Füllen die Mitarbeiter die Krankenscheine online aus? Erfolgt die Urlaubsplanung über das entsprechende Formular im Intranet? Die Nutzung von Online-Formularen zeigt Ihnen, wie digital der Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen ist.

12. Zweistufige Kennzahlen

Etwas komplizierter wird es bei „zweistufigen“ KPI. Darunter zählen z. B. Zeitersparnis, Kostenverringerung, höhere Qualität der Arbeit und niedrigere Fehlerquote. Für die Analyser dieser Punkt müsste in einem ersten Schritt die Zeit vor der Einführung eines Social Intranets untersucht werden und zum anderen eine Erhebung innerhalb der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erstellt werden. Dennoch lohnt sich ein Blick auf diese Faktoren enorm.

13. Zufriedenheit der Mitarbeiter

Wie ansprechend finden die Mitarbeiter das neue Intranet? Finden sie dort relevante Inhalte und vor alle wie schnell finden sie diese? Ist die Navigation verständlich? Wie leicht lässt sich das Social Intranet bedienen? Alle diese Fragen können und müssen im direkten Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen geklärt werden. Gleichzeitig – und das geht sehr gerne im Kennzahlen gesteuerten Projektmanagement unter – ist die gefühlte Zufrieden der Anwendenden ein wichtiger Faktor für die tägliche Nutzung und damit den langfristig Erfolg eines Social Intranets.

Zusammengenommen erhalten Sie durch diese KPI sowohl Einblicke in die Nutzung der einzelnen Funktionen als auch einen Gesamtüberblick über den Erfolg des Social Intranets.

Mit dem Messen ist es nicht getan

Es bringt natürlich herzlich wenig, wenn Sie lediglich diese Kennzahlen erheben und dann abhaken. Ein niedriger Gesamtwert bedeutet beispielsweise nicht, dass Sie jetzt frustriert das Social Intranet aufgeben sollten. Genauso wenig heißt ein guter Gesamtwert, dass Sie sich auf den Lorbeeren ausruhen können. Vielmehr ist die Messung dieser KPI die Basis für die weitere Analyse. Welche Werte können Sie ausbauen und wie? Sprechen Sie auch mit Ihrem Team. In welchen Bereichen hapert es und warum? Selbst bei sehr guten Werten hört die Arbeit nicht auf. Die große Herausforderung hier ist es, diese guten Werte zu halten oder sogar noch weiter zu optimieren. Anstatt das Messen der KPI Ihres Social Interanets als einmalige Analyse zu sehen, ist es hilfreicher, KPI als Ziele zu sehen. Sie sind also vielmehr ein Anlass, um herauszufinden, was sich weiter verbessern lässt.

Nach dem Messen ist vor dem Messen

Damit ist auch klar: Das Messen und Bewerten des Social Intranets ist kein einmaliger Vorgang, sondern ein konstanter Prozess. Vergleichbar mit der Kennzahlen-Analyse im Online-Marketing.

Wichtig dabei: Behalten Sie neben den einzelnen KPI aber auch übergeordnete Ziele im Auge. Dazu gehören vor allem zwei wichtige Faktoren.

1. Hilft die Technologie den Mitarbeitern?

Langfristig bringt es nichts, eine Technologie oder eine Software einzuführen, wenn der einzelne Mitarbeiter nichts davon hat – oder nicht weiß, wie er davon profitieren kann. Achten Sie daher darauf, dass Mitarbeiter das Social Intranet einfach bedienen und voll ausschöpfen können.

2. Fördert es eine offene Kommunikationskultur?

Das Social Intranet ist wie jede Technologie nicht das eigentliche Ziel, sondern ein Mittel zum Zweck. So soll das Intranet mehr Transparenz im Unternehmen schaffen, Wissenssilos aufbrechen und eine offene Kommunikationskultur fördern. Prüfen Sie, ob dies tatsächlich der Fall ist.

3. Zusätzlichen Arbeitsaufwand vermeiden

Ein ebenfalls entscheidender Faktor für den Erfolg ist die Reduktion des Arbeitsaufwands. Ein Social Intranet muss immer als Arbeitserleichterung eingeführt werden. Im besten Fall übernimmt das neue Intranet als Digital Workplace eine Vielzahl an Aufgaben und löst damit gleich mehrere Programme ab. Mitarbeiter werden das Social Intranet nur widerwillig annehmen, wenn es „on top“ als zusätzliche Aufgabenbelastung eingeführt wird.

Doch lohnt sich all dieser Aufwand überhaupt?

Social Intranet: Erfolg messen lohnt sich

Kurz gesagt: ja!

Denn ein erfolgreiches Social Intranet erhöht sowohl die Effizienz als auch die Motivation Ihrer Mitarbeiter. Messen bedeutet in diesem Fall auch neues Wissen über Ihre Mitarbeiter und deren Arbeitsprozesse sammeln. Ohne dieses Wissen haben Sie keine Ahnung, warum etwas besonders gut oder besonders schlecht läuft. Dementsprechend können Sie weder erfolgreiche Prozesse verbessern noch Probleme lösen.

Gleichzeitig bietet Ihnen dies genauere Einblicke in die verschiedenen Tools, die Sie im Unternehmen nutzen. Oftmals haben Unternehmen nämlich eher zu viele Tools, was Mitarbeiter häufig verwirrt, für Insellösungen in Abteilungen sorgt, damit unübersichtlich wird und schließlich dazu führt, dass nichts richtig genutzt wird. Das Messen der Effektivität Ihrer Tools kann Ihnen also auch dabei helfen, das „digitale Unkraut” zu jäten und sich auf die Tools zu konzentrieren, die wirklich erfolgreich sind.

Profi-Tipp:

Last but least sollte bei allen unternehmerischen Zahlen der Spaß nicht zu kurz kommen. Die Nutzung des eines Social Intranet sollte den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch immer Spaß machen und Ort sein, an dem sich alle gerne aufhalten. Dies kann auch durch die Geschäftsführung mit kleinen Tricks unterstützt werden. Lesen Sie in unseren zwei sehr erfolgreichen Artikeln „17 lustige Beispiele, um mit Gamification Ihr Intranet zum Erfolg zu führen – Teil 1“ und „17 lustige Beispiele, um mit Gamification Ihr Intranet zum Erfolg zu führen – Teil 2“, wie Sie sich den Gamifikation-Ansatz im Social Intranet zu Nutze machen und damit Ihr Unternehmen weiterbringen.

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