„Mein Unternehmen, meine Branche, mein Produkt, meine Dienstleistung eignet sich nicht für ein Extranet“, solche oder so ähnlich klingende Aussagen sind Alltag. Gerade KMU hadern noch etwas mit dem Thema Extranet. Zu eingeschliffen sind die Kommunikationskanäle E-Mail, Telefon und Briefpost und zu ungewiss der zeitliche und finanzielle Aufwand für die Implementierung eines Extranets. Ein Bereich mit vielen Missverständnissen also.

Doch im Grunde ist es ganz einfach – wenn man weiß, wo man mit seinem Unternehmen in das Thema einsteigen muss. Wir haben ein paar Anwendungsszenarien gesammelt, die zeigen sollen, dass sich professionelle Extranets für sehr viele Branchen, Produkte und Dienstleistungen und auch bereits für viele mittelständische Unternehmen lohnen. Die Arbeitserleichterung und die Fehlerreduktion werden sich bei Ihren Angestellten schnell bemerkbar machen. Gleichzeitig generieren Sie damit zufriedenere Kunden, Partner und Lieferanten – eine Win-Win-Situation.

Drei grundlegend unterschiedliche Extranet-Ansätze:

a. Kundenportal
Hier trifft die Definition zu, wenn es sich um Geschäftskunden (u. U. auch Privatkunden) handelt. Kundenportale haben meist die höchste Bedeutung unter den B2B-Portalen, da diese unmittelbaren und auch messbaren Einfluss auf den Geschäftserfolg haben. Unternehmen bieten ihren Kunden damit einen direkten Mehrwert. Diese erhalten im Portal z. B. aktuelle Informationen (Handbücher, Tipps etc.), Produktbeschreibungen (Updates etc.), eine virtuelle Kundengemeinschaft oder Supportleistungen. In einigen Fällen können Kunden hier sogar direkt Bestellungen tätigen respektive den aktuellen Stand ihrer Bestellungen einsehen und verfolgen. Teilweise bieten Kundenportale auch die Möglichkeit, individuelle Wünsche wie z. B. Produktfarbe etc. zu definieren. Diese Informationen können in einem nächsten Schritt dann vollautomatisiert an die Produktionsabteilung weitergegeben werden.

b. Lieferantenportal
Ein solches verbessert den Austausch mit Zulieferern. Hier können Informationen ausgetauscht werden. Darüber hinaus können direkt hier Angebote erstellt oder Aufträge erteilt werden. Das Bestellwesen wird so deutlich vereinfacht. Eingehende Kommunikationen können – je nach Portal – per automatisierten Prozessen dann direkt weiterverarbeitet werden.

c. Vertriebsportal
Es bindet interne und externe Vertriebspartner ein. Diese finden Informationen, können Vertriebsmaterialen abrufen, Waren ordern, Kundenschutz beantragen und vieles mehr.

Was die reinen Abläufe und Prozesse anbelangt, kann es durchaus Überschneidungen geben. So können Kunden und Vertriebspartner Kaufprozesse abschließen oder Kunden und Händler Informationsmaterial herunterladen. Entscheidend sind u. a. die filigrane Justierung der Portale und die genaue Rechtevergabe. Prinzipiell lassen sich jedoch eine Vielzahl an Einsatzszenarien abbilden.

Sieben Möglichkeit für Ihr neues Extranet

1. Vertriebs- und Verteilernetzwerke
Für Unternehmen, die Produkte über ein Vertriebsnetz verkaufen, ist es wichtig, eine klare Kommunikation mit Lieferanten und Händlern aufrecht zu erhalten. Beispielsweise kann die Marketingabteilung des Unternehmens über das Extranet die Händler über Preise und neue Produkte informieren. Es können Rückfragen gestellt oder Marketingmaterialen zentral zur Verfügung gestellt werden. Neben den vielen Vorteilen garantiert eine zentrale Kommunikation auch die Einhaltung des CI und allgemein der einheitlichen und damit professionellen Kommunikation. Klassische Anwendungsszenarien sind Apotheken und auch Büro-Angestellte die z. B. Arzneimittel oder Büromaterial via Extranet beim Großhandel bestellen.

2.) Franchiseunternehmen
Aufgrund der standardisierten Prozesse und des uniformierten Erscheinungsbildes sowohl optisch wie auch in der Kommunikation, ist es bei Franchiseunternehmen essenziell, Markenbildung und Marketingansätze über alle Lizenznehmer (Städte, Staaten, Länder etc.) hinweg stringent zu kommunizieren. Produktinformationen, Handbücher, Bedienungsanleitungen, neue Marketingbeschilderung, Werbeanweisungen, Unternehmensnachrichten, Compliance- und Gesetzesänderungen, Materialien zur Lebensmittelhygiene, Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und vieles mehr müssen klar und immer aktuell weitergegeben werden. Dies kann ohne eine zentralisierte Kollaborationslösung wie ein Extranet eine Herausforderung darstellen und bietet eine große Angriffsfläche für Fehler. Und damit auch für einen Imageschaden.

3.) Behörden und die öffentliche Verwaltung
Behörden und Verwaltungen arbeiten oft miteinander zusammen – oder sollten es zumindest. Um hierarchieübergreifende Projekte zu erleichtern, benötigen sie eine Möglichkeit, Nachrichten sicher zu verbreiten und auszutauschen. Traditionell verwenden sie E-Mail oder im schlimmsten Fall das Fax-Gerät. Ein Extranet bietet die technischen Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit auf ein neues Level zu heben. Der Austausch von Informationen wird wesentlich einfacher und effizienter und falls automatisierte Prozesse integriert werden, können Eingaben direkt verarbeitet werden. Gerade als Schnittstelle zwischen Behörden und den Bürgern liegen hier noch viele unentdeckte Chancen.

4.) Mitgliedsverbände, Vereine, NGOs und Wohltätigkeitsorganisationen
Vereine, Verbände und Fachgesellschaften haben in der Regel einen internen Mitarbeiterstab und Hunderte bis Tausende von Mitgliedern – teilweise weltweit. Ein Extranet kann hier in vielerlei Hinsicht nützlich sein. Intern können die Mitarbeiter über organisatorische Angelegenheiten kommunizieren, Aufgaben im Zusammenhang mit den Dienstleistungen für die Mitglieder zuweisen und die Mitglieder über Neuigkeiten und Änderungen in der Vereinigung auf dem Laufenden halten. Extern können die Mitglieder an Diskussionsforen teilnehmen, sich mit anderen Mitgliedern über Social Feeds austauschen und interne Mitarbeiter bei Mitgliedschaftsfragen kontaktieren. Gerade die soziale Komponente im Form eines geschlossenen „Social Network“ bietet bei kommunikationslastigen Organisation die Möglichkeit, sich geschützt an einer zentralen Stelle zu unterhalten und dort auch alle freigegebenen Materialien zu erhalten. Auch im NGO- und Wohltätigkeitsbereich – in dem es vielleicht sogar um Events, Geldbeträge, Spenden etc. geht – ist eine klare und vor allem rechtssichere Kommunikation extrem wichtig.

5.) Steuer- und Finanzberater
Nur eines ist so sicher wie der Tod: die Steuern. Ein jährlich wiederkehrendes und sehr ungeliebtes Thema. Erleichterung in Form eines (Extranet-)Portals kommt für viele Steuermuffel geradezu gelegen. Dokumente, Anfragen, Rückfragen, neueste juristische Informationen, Rechnungen usw. – alle diese Informationen können zentrale an einer Stelle verwaltet werden. Dabei ist es egal, ob Steuermandanten ihre Unterlagen in das Portale laden oder der Steuerberater neueste Verordnungen zielgruppengerecht an seine Kunden kommuniziert. Gerade Finanzunterlagen benötigten eine hochsichere Lösung und ein starkes Vertrauensverhältnis.

6.) Reseller- und Buchungsportale
Dachunternehmen wie z. B. Hotel- und Urlaubsportale nutzen Extranets, um Ihren Mitgliedern eine bequeme Übersicht über alle wichtigen Informationen zu geben, welche diese für ihre Buchungen benötigen. So können die Kunden direkt ihre Zimmer und Ferienpensionen inkl. aller Informationen, Fotos, Sonderaktion etc. verwalten und sehen direkt alle Buchungen ihrer Gäste. Gleichzeitig können nützliche Analysen zur Performance, Umsätze, Tipps und Tricks angezeigt und automatisierte Nachrichtenvorlagen erstellt werden. Das Portal bietet damit alle notwendigen Einstellungen, welche die Hotelmanager benötigen, um ihren Endkunden eine professionelle Dienstleistung anbieten zu können. Bei Fragen kann über das interne Nachrichtensystem direkt mit den Ansprechpartnern der Portale Rücksprache gehalten werden.

7.) Vorstands- und Gremien-Portale
Innerhalb eines Unternehmensgeflechts kann es Gruppen geben, die zwar mit dem Unternehmen verbunden sind, aber dennoch keine Angestellten sind. Vorstände, Aufsichtsräte, Gewerkschaften, Betriebsräte, alle diese Stakeholder haben leicht andere Anforderungen an Kommunikation und Sicherheit als reguläre Angestellte. Und je nach Größe und Struktur des Unternehmens kann es durchaus Sinn ergeben, diese Kommunikation inkl. der entsprechenden Dokumente in ein Extranet auszugliedern.

Extranets sind immer dann von enormem Vorteil, wenn viel und dauerhaft Informationen aller Art mit externen Stakeholdern ausgetauscht werden müssen und dies zudem in einem sicheren Umfeld erfolgen muss. Durch standardisierte Vorgänge und der Zugriffmöglichkeit aller Beteiligten auf die jeweiligen Informationen werden nicht nur Abläufe beschleunigt und Fehler vermieden, auch steigt die Zufriedenheit aller Beteiligten.


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