Social Intranets werden in immer mehr Unternehmen genutzt. Nun versucht Facebook mit einer Business-Version seines Social Networks den Markt aufzumischen. Viele Unternehmen fragen sich: Was sind Vor- und Nachteile von Facebook Workplace? Und wie steht es um den Datenschutz?

Deutschland marschiert nicht eben an der Spitze der digitalen Transformation, aber die Zeiten von Rohrpost und Botenjungen sind auch bei uns vorbei. Immer mehr Firmen setzen bei der unternehmensinternen Kommunikation auf Social Intranet-Plattformen und Messengerdienste wie HipChat, Slack, Skype und Chatter, auf Yammer und SharePoint vom IT-Riesen Microsoft oder auch auf Intrexx vom deutschen Anbieter United Planet. Seit Oktober 2016 mischt nun auch Facebook auf dem hart umkämpften Markt mit. Workplace (im Entwicklungsstadium als „Facebook at Work“ bekannt), das „Facebook für Unternehmen“, kommt gerade zur rechten Zeit. Die Nachfrage nach einfachen, mobilen, preiswerten Social Intranet-Lösungen nicht nur fürs Home-Office und unterwegs wächst rapide. Und Facebook kann mit 1,7 Milliarden privaten Usern auf ein riesiges Reservoir potenzieller Business-Kunden zurückgreifen.

Das sind die Vorteile von Facebook Workplace

Einer der größten Vorteile von Facebook Workplace: viele kennen es aus dem Privatgebrauch

Einer der größten Vorteile von Facebook Workplace: viele kennen das Prinzip schon aus dem Privatgebrauch

Unternehmen wie Mitarbeiter wissen es zu schätzen, wenn sie ohne längere Umstellungs- und Einarbeitungsphasen bekannte Facebook-Features und Funktionen nun auch für unternehmensinterne Nachrichten oder Präsentationen verwenden können. „Wir haben nur Dinge, die es schon gibt, zu einer einzigen Anwendung verbunden“, sagt Workplace-Chef Julien Codorniou stolz. Es gibt bei Workplace wie bei Facebook Newsfeed und Timeline, Live-Videos und Gruppenchats, man kann hier wie dort Inhalte teilen, liken und taggen. Nur die Farbe ist anders: Hellgrau statt himmelblau.

Ob Workplace wirklich mehr Funktionalität, Integration und Transparenz, tatsächliche Arbeitserleichterungen und Produktivitätssteigerungen bietet, muss sich erst noch erweisen. Seine Vorteile liegen jedenfalls auf der Hand: Der Wiedererkennungswert für Facebook-Nutzer ist hoch, die Hemmschwelle entsprechend niedrig. Hinzu kommen Kampfpreise von ein bis drei Euro pro User und Monat; Nichtregierungsorganisationen und Universitäten zahlen gar nichts. Eine Schwachstelle von Workplace könnte allerdings der Datenschutz werden. Anders formuliert: Das Vertrauen der Facebook-Nutzer in die Sicherheit ihrer Daten hat durch einige Vorfälle in der jüngsten Vergangenheit gelitten.

Skepsis beim Datenschutz – Wie sicher sind die Daten bei Workplace?

Zuletzt verspielte der Silicon-Valley-Konzern viel Kredit, als er aus heiterem Himmel die AGB für WhatsApp änderte, um sich den Zugriff auf private Daten für kommerzielle Zwecke zu sichern. Ähnliches Ungemach könnte auch Workplace-Anwendern drohen. Zwar beteuert Facebook, neuerdings Mitglied des Privacy-Shield-Abkommens, dass die Workplace-Daten in der Cloud sicher wie in Abrahams Schoß seien. Es würden, so heißt es in den Geschäftsbedingungen, keine Daten für personalisierte Werbung gesammelt oder an Dritte weiterverkauft; die „vollständige Kontrolle“ über die Daten bleibe in den Händen der Unternehmen. Private Facebook-Konten und Workplace-Accounts blieben strikt getrennt. Facebook zufolge ist Workplace der sicherste Hort für sensible Daten, den man sich vorstellen kann: „Unsere einmalige Position im Internet gibt uns Einblicke in die neuesten Bedrohungen und die Möglichkeit, Angriffe gegen Workplace-Instanzen in Echtzeit zu blockieren“.

Das hört sich gut an, aber viele User und Datenschützer sind nicht erst seit dem „Unfall“ mit WhatsApp skeptisch und misstrauisch. Zum einen ist das Privacy-Shield-Abkommen, das den lückenhaften Safe-Harbor-Vertrag zwischen der EU und den USA ablöste, juristisch noch nicht in trockenen Tüchern. Zum anderen ist die Funktionalität von Workplace auch von einer möglichst umfassenden Sammlung und Auswertung aller Daten abhängig. Administratoren haben, wenigstens theoretisch, die Möglichkeit, durch Auswertung von Gruppen-, Nachrichten- und Inhaltsstatistiken Aktivitäts-, Leistungs- oder sogar Verhaltensprofile zu erstellen.

Gibt es eine deutsche Facebook Workplace Alternative?

Experten warnen davor, dass schon die Workplace-Anmeldeprozedur intransparent sei und möglicherweise gegen das – im Vergleich zum amerikanischen strengere – deutsche Datenschutzrecht verstoße. Sensible persönliche Daten sollte man deshalb nur vorsichtig und sparsam eingeben, Gesundheitsdaten am besten gar nicht. Und was bedeutet keine Weitergabe von Daten an „Dritte“? Ist Facebook ein Dritter? Mark Zuckerberg hat viel für die Vernetzung der Welt getan, aber Facebook steht nicht eben für Datenschutz und Transparenz der Kommunikation. Das könnte bei einer Social Collaboration-Plattform wie Workplace hierzulande noch zu einem Handicap werden.

Unternehmen, die wirklich die Hoheit über ihre Daten behalten wollen, schauen bei Facebook Workplace eher in die Röhre. Das System wird nicht On-Premise angeboten – man ist also stark von Facebook abhängig. Für Firmen, die ihr Social Intranet auf den eigenen Servern betreiben möchten, könnte Intrexx vom Freiburger Softwarehersteller United Planet eine spannende Alternative sein. Das System lässt den Anwendern die Wahl und kann sowohl aus der Cloud (mit einem günstigen Mietmodell) als auch auf dem eigenen Server betrieben werden.

Der Pocket Guide enthält die Studie, Checklists und ExpertenbeiträgeDer Social Media-Aspekt geschieht hier in Form des Austauschs in der Applikation Intrexx Share. Daneben bietet das System aber noch eine ganze Reihe weiterer Funktionen. Dazu gehört die Integration von Daten aus weiteren Systemen. So gelangen auch Infos aus SAP oder sogar von einzelnen Maschinen in der Produktion in die Mitarbeiter-Kommunikation.

Auf der Website des Anbieters gibt es übrigens gerade einen kostenlosen Pocket Guide zum Download. Dieser enthält zahlreiche Tipps und Anleitungen rund um Einführung und Betrieb eines Social Intranets.