Der Mensch ist das wichtigste Kapital im Unternehmen, darin sind sich die meisten Unternehmer und Personalverantwortlichen einig. Innovation kann nur durch Innovationstreiber entstehen – menschlich wie technisch. Das Personalmanagement steht vor Herausforderungen wie der digitalen Transformation, Arbeitsplatz 4.0, NewWork und Agilität. Agil bedeutet so viel wie „von großer Beweglichkeit, regsam, wendig“. Die aktuelle Situation rund um „Corona“ hat Unternehmen zum Handeln gezwungen und das Arbeiten außerhalb des Ihnen Bekannten gefördert aber auch Bedürfnisse bei Mitarbeitern geweckt. Silodenken und Hierarchie wandeln sich zu Vernetzung und fachübergreifendem Wissensaustausch unabhängig vom Standort. Strukturen ändern sich und Unternehmen werden zwangsläufig agiler, was zugleich ein Katalysator für die Einführung anpassbarer und mobiler Software ist.

Welche Software ist richtig und was muss ich überhaupt beachten?

Der Markt ist überflutet und besteht aus Technologie für jeden Bereich, für jeden Zweck und jeder hat das beste Produkt. Auf der anderen Seite haben Unternehmen gewachsene IT-Infrastrukturen, welche mit großen Investitionen angeschafft wurden. Was tun? Die Gefahr ist groß, Datensilos und Insellösungen zu schaffen oder auf die falsche Lösung zu setzen. Was muss also eine Softwarelösung für das Personalmanagement mitbringen, um mit der rasanten Geschwindigkeit der digitalen Transformation mithalten zu können. In unseren Projekten bin ich immer wieder auf die folgenden Potenziale gestoßen, welche Sie für die Auswahl und Einführung beachten können. Die Reihenfolge meiner Anregungen ist dabei nicht ausschlaggebend, die Themenbereiche sollen auch nur eine Orientierungshilfe geben.

Ressourcen, Kompetenz und Veränderungsbereitschaft

Sie können noch so gut sein, wenn Zeit und Ressourcen fehlen, dann scheitert ihr Projekt! Stellen Sie sich also folgende Fragen:

  1. Haben Sie einen Projektleiter aus der Personalabteilung?
  2. Haben Sie Know-how und Kapazitäten in der IT-Abteilung?
  3. Haben Sie eine Organisation, welche sich auf neue Prozesse einlässt?

Eine positive Veränderung muss erarbeitet werden, nehmen Sie ihre Mitarbeiter auf diesen Weg mit.

Anforderungsmanagement

Eine gute Dokumentation ist die Ausgangslage. Des Weiteren ist die Abstimmung von Anspruchsgruppen und Fachbereichen zu beachten. Es kann schon eine Herausforderung sein, die Idee der Führungskräfte mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter zu vereinen. Innovationen und Kreativität entfalten sich u. a. in Workshops – wir greifen z. B. auf Prozessmodellierung, Design Thinking oder Hackathon zurück. Weiterhin können Sie User Stories kreieren – ein User Journey gibt dabei Aufschluss über Touchpoints und Beweggründe der definierten Personas. Die Anforderungen sollten genau geclustert, priorisiert und geplant werden. Gibt es ggf. Berührungspunkte zu anderen Abteilungen, welche mit eingebunden werden sollten? Beziehen Sie ihren Datenschutzexperten in die Auswahl oder den Entwicklungsprozess der Lösung mit ein. Das hilft, bei einer späteren Risikoanalyse, böse Überraschungen zu vermeiden. Ein gutes Anforderungsmanagement hilft Projektzeiten zu verkürzen und die Akzeptanz der Software bei Mitarbeitern und Führung zu erhöhen.

Technologie

Die Technologie muss natürlich zuerst einmal ihre Anforderungen bedienen oder künftig bedienen. Im Idealfall benötigen Sie ein System bzw. eine Technologie, welche etabliert am Markt, zugleich aber eine zeitgemäße Softwarelösung ist. Ich persönlich bin ein Freund von Webtechnologie, insbesondere von Portallösungen – Portale oder Apps lassen sich schnell in bestehende Systeme integrieren und sind regelrechte Problemlöser.

Führendes oder unterstützendes System

Das bestehende System genügt nicht den aktuellen Anforderungen oder werden nur Teile der Anforderungen nicht abgedeckt? Machen Sie sich Gedanken, ob die neue Lösung ergänzt oder gänzlich ablöst. Sie müssen sich im Klaren sein, dass heutzutage die Vernetzung der Systeme eine zentrale Rolle in der Softwarearchitektur ihrer Systemlandschaft spielt. Das sollte aber nicht dazu veranlassen, dem Mitarbeiter so viel Software wie möglich zur Verfügung zu stellen. Das verwirrt nur und sie fördern zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Schnittstellen

Informieren Sie sich genau über die Schnittstellen bzw. über mögliche Schnittstellen zu Fremdsystemen. Wenn keine vorhanden sind, dann sollte zumindest die Grundlage für einen Austausch der Systeme vorhanden sein. Schnittstellen sind komplex und es gibt diverse Möglichkeiten Daten auszutauschen, aber ohne Schnittstellen keine Zukunftsfähigkeit.

Mögliche Ansätze von Schnittstellen:

  1. Dateiebene
  2. Datenbankebene
  3. Webschnittstellen

Mitarbeiter-Akzeptanz und User Experience

„Einfachheit ist die höchste Stufe der Vollendung“ – Leonardo da Vinci. Ein einheitliches und nutzerfreundliches System reduziert Mehrarbeit. Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist ein Schlüsselfaktor für erfolgreiches Arbeiten. Wir machen auch immer wieder die Erfahrung, dass das Layout der Oberfläche darüber entscheidet, ob die Software als positiv oder negativ wahrgenommen wird. Die Software kann funktionell genial sein, aber findet trotzdem keine Akzeptanz, wenn es an Nutzerfreundlichkeit mangelt. Die Arbeitsoberfläche muss aber dem Arbeitsplatz entsprechen – nur ein schönes Design reicht auch nicht aus. Die Abstimmung der im Vorfeld erdachten User Stories mit der Software hilft Ihnen Klarheit zu erhalten, ob die Lösung die Richtige für Sie ist. Nach der Einführung machen Sie Mitarbeiterakzeptanztests für die verschiedenen Anwendungsfälle. Die Theorie kann noch so schön sein, wenn in der Praxis die Probleme auftauchen. Filtern Sie die erkannten Reibungspotenziale und passen Sie ihre Prozesse oder die Lösung an.

Mehr Informationen zu diesem Thema erfahren Sie auf der digitalen Portal Visions in dem Vortrag:

Personalmanagement mit Intrexx
UNITED SYNERGY GMBH
Torben Hietel
am 23.09.2020 um 10:10 Uhr.
Hier anmelden!

Dokumentierte Information

Das Wissensmanagement hilft Ihnen dabei, dass die Informationen dokumentiert werden und für zukünftige Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Wir greifen gerne auf das Werkzeug „Videotutorial“ zurück, da in diesen genau geklärt werden kann welche Funktionen zur Verfügung stehen aber auch wo die Daten herkommen. Durch die Vernetzung von Systemen können an einer Stelle Daten falsch eingepflegt sein und behindern die Funktionen eines ganz anderen Systems. Eine gute Dokumentation erhöht weiter die Akzeptanz bei ihren Mitarbeitern, z. B ein digitales Handbuch bzw. Nachschlagewerk. Informationsbereitstellung und Wissensmanagement sind Schlüsselfaktoren für ein erfolgreiches und selbstständiges Arbeiten.

Informationsmanagement und Orchestrierung

Automatisierungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen sind Werkzeuge, um den Arbeitsalltag zu entlasten. Daten sind aber wie Töne. Einzelne Töne machen lange noch keine Musik, sie sind im besten Fall Klang. Daten sind zu Beginn genauso wenig Information. Ein Mitarbeiter braucht zum richtigen Zeitpunkt die richtige Information. Durch Vernetzung der Systeme beschäftigen Sie sich mit Themen wie Datenfluss und Datenmanagement. Eine gute Datenbasis ist der Erfolg jeder Software. Im besten Fall bereinigen Sie gleich ihre Datenbasis. Wir stellen immer wieder fest, dass Datenmüll IT-Projekte behindert und unnötig in die Länge zieht.

Die Aufarbeitung von Daten zu Information reduziert maßgeblich den Verwaltungsaufwand. Aber welche Kennzahlen und Auswertungen brauchen Sie wirklich? Ein schönes Beispiel ist, dass ein Kunde von uns ein Begleitschreiben zur Lohnabrechnung in Auftrag geben hat. Das Schreiben wird automatisch generiert und sammelt sich alle Informationen aus dem gesamten IT-Projekt zusammen. In diesem Schreiben werden Prämien, Überlassungen, Schulungen und weitere wichtige Informationen monatlich dokumentiert. Das Anschreiben fördert die Motivation beim Mitarbeiter und die Verwaltungskräfte werden entlastet, da weniger Rückfragen entstehen.

Skalierbarkeit und Anpassbarkeit

Arbeitsweisen ändern sich ständig, genauso wie die Bedürfnisse ihrer Anspruchsgruppen. Die Software sollte sich möglichst leicht auf die Entwicklung ihrer Prozesse anpassen lassen. Mit dem Wachstum ihres Unternehmens kommen neue Aufgaben hinzu, die Lösung muss sich nicht nur in der Tiefe, sondern auch in der Breite skalieren lassen. Die DSGVO hat gezeigt, wie schnell neue Herausforderungen für ihre Softwarelandschaft entstehen. Bietet die Software z. B. Löschkonzepte für personenbezogene Daten im Rahmen eines Bewerbermanagements?

Austauschbarkeit

Versuchen Sie sich nicht abhängig zu machen! Bei Auswahl der Dienstleister achten Sie darauf, dass Andere im Notfall übernehmen können. Immer wieder werden verzweifelt Entwickler für spezialisierte Anwendungen und Programmiersprachen gesucht. In Bezug auf Softwarelösungen achten Sie darauf, wie einfach Sie an die nötigen Daten herankommen. Haben Sie z. B. Dokumente in einem Fremdsystem abgelegt, bietet Ihnen der Hersteller Transferoptionen an oder müssen Sie mühevoll jedes Dokument einzeln herunterladen? Einen Schritt technologischer gedacht – wie ist das Datenmodell angelegt und strukturiert, kann ggf. ein neues Frontend darauf aufgesetzt werden?

Digitale Zusammenarbeit und Kommunikation

Ich werde immer wieder von unseren Mitarbeitern und auch von Kunden ein wenig belächelt, wenn ich das Potenzial von Intrexx Share regelrecht anpreise. Das Geniale dieser Lösung ist nicht nur das Social-Collaboration-Werkzeug, sondern die Möglichkeit der Vernetzung mit anderen Applikationen von Intrexx. Für mich ist das Zusammenspiel von Verwaltungsaufgaben und interner Kommunikation ein wichtiges Werkzeug für die Zukunft des Personalmanagements. Ich finde die Dokumentation der Kommunikation direkt zu Geschäftsvorfällen im Zusammenhang mit der Employee-Experience im Unternehmen hoch interessant, es steigert die positive Wahrnehmung des Mitarbeiters. Allein die Möglichkeiten zu Umfragen oder das einfache Teilen von Dokumenten direkt aus der digitalen Personalakte heraus wären einen eigenen Blogbeitrag wert. Änderungswünsche, Feedback und Rückfragen sind auf einfache Weise nachvollziehbar.

KVP und Lebenszyklus

Achten Sie auf Release-Zyklen der Softwarelösung. Wie oft wurde diese in der Vergangenheit schon upgedated. Wie lange hat der Hersteller gebraucht, neue Lösungen zu entwickeln und zur Verfügung zu stellen? Wird die Lösung weiterentwickelt? Wie ist der Support organisiert? Im Rahmen des Produktlebenszyklus sollte Software einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterliegen, dies gilt für Standard- genauso wie für Individuallösungen.

Flexible Lösungen statt Kompromisse

Eine nicht zu unterschätzende Entwicklung im Arbeitsumfeld ist, dass neue Generationen von Arbeitnehmern technisch affiner sind und gleichzeitig Softwareprodukte immer leichter anpassbar werden. In allen Unternehmen die ich kenne werden abweichende Prozesse durch eigene Excel-Lösungen abgebildet. Ein Grund hierfür ist, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben kennen und sich Arbeitserleichterungen und Verwaltungen schaffen. Genau das wird mit Apps und Software in den nächsten Jahren geschehen. Baukastensysteme sind Hilfe zur Selbsthilfe. Wir selbst sind Entwickler eines digitalen Personalmanagements, der HRsuite für Intrexx, und haben unsere Lösung auch hierfür konzipiert. Wir nutzen das Low-Code Framework Intrexx als Basis und bieten darauf aufbauend Standard-Applikationen im Personalwesen an. Wir geben dem Kunden einen leichten Einstieg – eine hervorragende strukturelle Basis – auf dem er aufbauen kann. Zusätzliche Apps und Prozesse sind frei gestaltbar – mit oder ohne uns. Wir unterstützen, wenn nötig, in allen Prozessschritten und Themenbereichen von der Beratung bis hin zur Softwareentwicklung. Intrexx selbst ist eine führende Technologie für die Portalentwicklung und bietet ein sehr gutes Schulungswesen an, so können sich ihre Mitarbeiter weiterbilden. Es besteht eine möglichst große Flexibilität kombiniert mit unseren sehr guten Lösungen, um den Mitarbeiter-Lebenszyklus ideal zu managen.

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Für Rückfragen, Anregungen oder Hilfestellungen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Ihr Torben Hietel

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