Mit einem Relaunch des Intranets können Unternehmen ihre interne Kommunikation beflügeln und die Effizienz steigern. Doch zunächst gilt es, Akzeptanz für die neue Plattform zu schaffen. Wie Ihnen das mithilfe von Power-Usern als Intranet-Botschafter gelingt, zeigt dieser Beitrag.

Das Intranet ist nach wie vor ein mächtiges Werkzeug für Unternehmen. Informationen werden hier geteilt, Wissen gesammelt und Prozesse unterstützt. Die Ansprüche der Mitarbeiter daran steigen stetig – nicht zuletzt durch die privaten Erfahrungen der Angestellten. Für sie sind auf Hochglanz polierte Websites und komfortable mobile Apps selbstverständlich geworden.

Damit das Intranet da noch mithalten kann, muss es regelmäßig aktualisiert oder gar komplett erneuert werden. Das bedeutet jedes Mal eine Veränderung für die Mitarbeiter. Es ist daher ein wichtiger Bestandteil jedes Intranet-Projekts, die „Kunden“ des Intranets wieder aufs Neue von der Plattform zu überzeugen und für die aktive Nutzung zu begeistern.

 

Das Intranet als Change-Projekt

„Die reinste Form des Wahnsinns ist es, alles beim Alten zu lassen und gleichzeitig zu hoffen, dass sich etwas ändert.“ (Albert Einstein)

Treffender als Albert Einstein kann man es kaum sagen. Gerade für Unternehmen sollte Veränderung als etwas zutiefst Normales gelten. Und doch erschweren die menschliche Trägheit und festgefahrene Gewohnheiten die Veränderungskommunikation.

Widerstand gegen Veränderungen ist oftmals emotionaler Natur. Die objektiven Vorteile des neuen Intranets können also noch so klar sein – so lange ein Mitarbeiter z.B. das Gefühl hat, dass es für ihn einen zusätzlichen Aufwand bedeutet, so lange werden rationale Argument nicht auf fruchtbaren Boden fallen.

Die Einführung des neuen Intranets sollte daher auf drei Ebenen begleitet werden:

Eine Intranet-Einführung ist immer auch ein Change-Projekt

Eine Intranet-Einführung ist immer auch ein Change-Projekt

  1. Durch kommunikative Maßnahmen. Das können zum Beispiel Infos im bisherigen Intranet, in der Mitarbeiterzeitschrift, oder auch in Vorträgen/Townhall-Meetings sein.
  2. Durch Befähigung der Mitarbeiter. Nur dann, wenn sie die neue Lösung beherrschen, werden sie sie auch nutzen. Vorstellungen der neuen Features und Kurzschulungen können auch bei vergleichsweise einfachen Lösungen nie schaden.
  3. Durch das Vorleben à la „Frau Müller nutzt das und ist auch begeistert“. Idealerweise gibt es in jedem Team oder jeder Abteilung so eine „Frau Müller“.

In diesem Beitrag wollen wir die ersten beiden Punkte vernachlässigen und uns darauf konzentrieren, wie Sie schon in einer frühen Projektphase Botschafter für Ihr Intranet-Projekt finden.

 

Wie identifiziert man passende Intranet-Botschafter?

Bestenfalls finden Sie Fürsprecher für Ihr Intranet schon ganz zu Beginn des Projekts. Und zwar noch lange, bevor die Lösung in den produktiven Betrieb geht. Schon bei der Erstellung des Pflichtenhefts geben sich die ersten möglichen Botschafter zu erkennen. In dieser Phase werden Sie sich mit verschiedenen Gruppen von zukünftigen Usern austauschen.

Power-User können intern für das neue Intranet werben

Power-User können intern für das neue Intranet werben

Vielleicht starten Sie auch eine Mitarbeiter-Befragung zu Wunsch-Features, Designvorschlägen oder der Namensgebung des neuen Intranets? Sie entwickeln dadurch ein gutes Gespür dafür, wer Ihrer Kollegen sich engagiert und wer nicht.

Wenn Ihr Intranet schon live ist, können Sie auch darüber Power-User identifizieren. Die meisten modernen Intranet-Systeme bieten Auswertungen an. Damit gewinnen Sie die Übersicht über die „Top-User“: Wer erstellt den meisten Content, beantwortet die meisten Fragen, hat die meisten Besuche auf der Profil-Seite etc.? Diese ohnehin schon engagierten Mitarbeiter werden sich gerne dazu bereit erklären, in ihrer Abteilung auch als offizieller Ansprechpartner für Fragen rund ums Intranet da zu sein.

Sie möchten weitere Informationen zum Aufbau oder der Erneuerung Ihres Intranets? Das Whitepaper „So erstellen Sie (mehr als) ein Intranet“ fasst alles zusammen, was Sie dabei beachten müssen!

Whitepaper jetzt herunterladen

 

So gewinnen Sie Mitarbeiter als Intranet-Botschafter

Wenn Sie geeignete Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen identifiziert haben, können Sie sie auch ganz direkt darauf ansprechen, ob sie sich als Power-User für das neue Intranet engagieren möchten. Dabei ist es wichtig, dass Sie schon einschätzen können, wie viel Zeit dafür investiert werden muss und was die genauen Aufgaben sind. Zudem sollte geklärt sein, dass Sie die erforderlichen Erlaubnisse besitzen – klären Sie mit den Führungskräften ab, dass ihre „Wunschkandidaten“ auch die Zeit für ihre neuen Aufgaben als Intranet-Botschafter haben.

Im Rahmen einer Info-Veranstaltung können Sie interessierten Kollegen einen Einblick geben, was es bedeutet, Intranet-Botschafter zu sein. Informieren Sie über Anforderungen und Vorteile, so dass ihre Kollegen wissen, auf was sie sich einlassen.

 

Welche Kollegen eignen sich als Intranet-Power-User?

Es ist sinnvoll, Intranet-Botschafter aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen und Abteilungen zu rekrutieren. Nur so haben genug Mitarbeiter eine Person „in ihrem Blickfeld“, die die Nutzung des Intranets aktiv vorlebt. Doch was für Leute sind das? Grundsätzlich eignen sich als Influencer für den guten Start des Intranets vier verschiedene Typen von Mitarbeitern (die Liste ließe sich jedoch sicher noch ergänzen):

Zusammen mit den Intranet-Botschaftern gestalten Sie Veränderung im Unternehmen

Zusammen mit den Intranet-Botschaftern gestalten Sie Veränderung im Unternehmen

  1. Regelmäßige Nutzer des bisherigen Intranets
  2. Mitarbeiter, die Informationen aktuell halten müssen (z.B. Auditoren)
  3. Kollegen, die regelmäßig nützliche Informationen bereitstellen können (etwa aus der Personalabteilung, IT etc.)
  4. Führungskräfte. Zwar nivellieren moderne Intranets Hierarchieunterschiede – vor allem bei einem Social Intranet gilt, jeder kann mit jedem kommunizieren. Und doch haben Führungskräfte noch die stärkste „Vorbildfunktion“ im Unternehmen. Nur wenn sie die Nutzung des Intranets positiv vorleben, werden es auch ihre Angestellten nutzen.

 

Gaaanz wichtig:

Stellen Sie sicher, dass Ihre Intranet-Botschafter diese Rolle freiwillig einnehmen – und nicht von ihren Vorgesetzten dazu verdonnert werden, das „freiwillig“ zu tun. Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass die Botschafter-wider-Willen den Prozess von innen heraus behindern.

Es bedeutet zwar zunächst einen gewissen Aufwand, ein funktionierendes Netzwerk aus Intranet-Supportern aufzubauen. Der Lohn dafür ist jedoch eine deutlich höhere Akzeptanz der Plattform. Die Energie, die Sie anfangs investieren, wird sich schon bald auszahlen!

Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem Start eines neuen Intranets? Setzen Sie auch auf Power-User? Oder planen Sie gerade erst die Erneuerung Ihrer Kommunikationsplattform? Ich freue mich auf Ihre Kommentare!