Geschäftsführer und Chief Digital Officers, die ein (Social) Intranet in ihrem Unternehmen einführen, verbinden damit bestimmte Absichten und Ziele. Zum einen soll ein (Social) Intranet respektive ein Digital Workplace das Leben der Mitarbeiter einfacher gestalten und zum anderen natürlich die Produktivität steigern. Leider erwarten viele Verantwortliche, dass die Leistung des Unternehmens sofort nach Einführung des Intranets signifikant durch die Decke geht. Es gibt jedoch viele Faktoren, die ein Intranet zum Scheitern bringen können. Eine frühzeitige Erkennung oder sogar proaktive Verhinderung dieser Faktoren ist entscheidend.

Obwohl das Intranet jedes Unternehmens einzigartig ist (vor allem dann, wenn es per Low-Code-Development individuell erstellt wurde), gibt es einige gemeinsame Gründe, die zum Scheitern des Intranet-Projekts führen können. Diese können jedoch mit einer guten Planung schon im Anfangsstadium abgewendet werden und sollten darum von Anfang an mit in die Projektplanung aufgenommen werden.

Die Goldene Regel: Machen Sie Werbung für Ihr Intranet!

Betrachten Sie Mitarbeiter als Kunden und Stakeholder für Ihr (internes) Produkt „Intranet“. Nichts schadet dem Erfolg eines Intranets mehr, als wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gar nicht wissen, dass es ein Intranet gibt und für was es alles eingesetzt werden kann. Achten Sie auch darauf, die Zahlen und Ziele nicht nur aus Sicht der Geschäftsführung zu kommunizieren. Niemand möchte ein Intranet nutzen, damit Aktionäre am Ende des Jahres mehr Geld verdienen oder der CEO einen neuen Sportwagen kaufen kann. Ein Intranet muss den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sichtbare Erfolge bescheren. Bleiben Sie bei den Zielen also nah am Arbeitsalltag der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

18 Gründe, warum ihr Intranet scheitern kann

1.) Nutzerbedürfnisse nicht (ausreichend) berücksichtigt

Die Entwicklung und Planung eines professionellen (Social) Intranets erfordert, dass Sie über die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nachdenken. Ein Intranet sollte eingesetzt werden, um die täglichen Arbeitsprozesse zu erleichtern und zu beschleunigen. Leider werden die Benutzerbedürfnisse während des Entwicklungsprozesses oft übersehen. Dies kann zu einem Intranet führen, das die Aufgaben nicht oder nur bedingt erledigt – auf dem freien Markt würde man sagen: „am Markt vorbei entwickelt“. Eine der besten Möglichkeiten, dieses Problem zu vermeiden, ist die frühzeitige Durchführung einer „Fokusgruppe“ im Entwicklungsprozess. Bestimmen Sie Ihre Intranet-Ziele und -Anforderungen und finden Sie heraus, welche Werkzeuge Ihre Kolleginnen und Kollegen benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen um das Beste aus Ihrem sozialen Intranet zu machen.

2. Informationen sind veraltet

Ein Intranet kann eine ausgezeichnete Informationsquelle sein. Bekanntmachungen, Unternehmensrichtlinien, Dokumentationen und andere (Medien-)Dateien sollten leicht zugänglich sein. Aber wenn diese nicht auf dem neuesten Stand gehalten werden, verliert ein Intranet nicht nur den Reiz, sondern schlicht und einfach seine Effektivität und wird sicherlich scheitern. Veraltete Informationen werden Ihnen nichts nützen und im schlimmsten Fall die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu veranlassen, sich die Informationen an anderer Stelle zu suchen und das Intranet links liegen zu lassen. Im allerschlimmsten Fall können durch veraltete Informationen sogar Fehler, Fehlentscheidungen oder ein Imageschaden entstehen.
Archivieren Sie alte Beiträge und Dateien und stellen Sie sicher, dass neue Inhalte aktuell und relevant für die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter sind. Je relevanter die Inhalte in Ihrem (Social) Intranet erstellt und aktualisiert werden, desto schneller steigern Sie das Engagement und die Motivation der Kolleginnen und Kollegen.

3. Mitarbeiter verstehen nicht, wie man das Intranet nutzt und/oder verstehen den Sinn nicht

Eine der größten Herausforderungen beim Einsatz eines Intranets ist die Einarbeitung der Mitarbeiter. Und je größer ein Unternehmen ist, desto größte ist diese Herausforderung. Dabei kann ein soziales Intranet mit hohen Akzeptanzraten gute Spitzenleistungen erbringen. Die Sicherstellung, dass jeder Mitarbeiter weiß, wie man das Intranet optimal nutzt, sollte eines der ersten Dinge sein, auf die Sie sich konzentrieren.
Gleichzeitig ist es enorm wichtig, dass Mitarbeiter auch den Sinn des Intranets respektive der Einführung verstehen. Gerade in Zeiten der Digitalisierung und der damit oft einhergehenden Mehrbelastung der Mitarbeiter ist es wichtig, die Zeit- und Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter in den Vordergrund zu stellen. Ein Intranet darf keine Mehrbelastung sein. Dies gilt vor allem dann, wenn Mitarbeiter durch ein altes (und vielleicht schlechtes) Intranet bereits negative Erfahrungen gemacht haben und dem Thema eher ablehnend gegenüberstehen.

4. Keine Konsolidierung der Prozesse

Ein Intranet sollte als zentrale Drehscheibe – alias Digital Workplace – für die Produktivität Ihres Unternehmens dienen. Ein Ort, an dem sich die Mitarbeiter anmelden und etwas bewegen können. Da viele Mitarbeiter täglich zahlreiche verschiedene Programme nutzen, ist es sinnvoll, möglichst viele Prozesse im Intranet zusammenzulegen. Die Konsolidierung von Prozessen wie Buchhaltung, Zeiterfassung und Projektmanagement kann dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen wertvolle Zeit und Geld spart und dass die Mitarbeiter durch das Intranet einen echten Mehrwert erleben.
Dies bedeutet zum einen, dass das Intranet sehr viele technische Prozesse – z. B. durch Schnittstellen und Connectoren – abbilden und integrieren können muss und zum anderen, dass bestehende Softwarelösungen nach einer Übergangszeit deaktiviert werden sollten. Sonst kommt es im schlimmsten Fall zu einer „Doppel-Nutzung“ und damit zu Chaos.
Diese Konsolidierung betrifft auch Dateien und geteilte Informationen. Zwischen Server-Laufwerken, CRM-Softwareprogrammen und anderen digitalen oder physischen Bereichen können gemeinsame Informationen oft an verschiedenen Stellen außerhalb Ihres Intranets gefunden werden. Dies macht das Einloggen in die soziale Gemeinschaft jeden Tag weniger dringlich, als wenn es der einzige Ort für gemeinsame Informationen ist.

5. Schlechte Organisation und schlechte Architektur

Ein Intranet ist nur so gut, wie es hilft, die richtige Information zur richtigen Zeit zu finden. Dies hängt nicht nur mit der Organisation respektive der Architektur des Intranets zusammen, sondern auch mit dem Stellenwert innerhalb des Unternehmens. Leider kann eine schlechte Organisation ein Intranet lahmlegen oder sogar von Tag zu Tag schlimmer machen. Dies ist einer der Hauptgründe, warum Intranets versagen. Eine Möglichkeit, die Gesamtorganisation aufrechtzuerhalten, besteht darin, organisatorische Aufgaben an einen oder mehrere Mitarbeiter zu delegieren – sozusagen ein „Head of Intranet“.
Hierbei ist entscheidend, welchen hierarchischen Stellenwert ein Intranet im Unternehmen hat und welche Ressourcen (Manpower und Budget) dafür bereitgestellt werden. Ein Intranet hat (bei guter Implementierung) einen direkten und positiven Impact auf das Unternehmen und die Belegschaft. Es beschleunigt die Arbeit, macht das Unternehmen erfolgreicher, stärkt die Arbeitgebermarke, macht Mitarbeiter glücklicher usw.. Aus diesem Grund sollte ein Intranet nicht nur die volle (moralische) Unterstützung der Geschäftsleitung haben, sondern auch auf lange Zeit gesehen die nötigen Ressourcen zur Verfügung gestellt bekommen.
Dies betrifft auch die Frage nach der klaren Zuweisung von Aufgaben innerhalb des Intranets. Welcher Mitarbeiter ist für welche Aufgabe verantwortlich und muss welche Prozesse überwachen oder verbessern?!

6. Schlechte Suchfunktion

Ein Intranet soll die täglichen Arbeitsprozesse erleichtern. Dazu gehört auch, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Informationen finden, die sie tagtäglich benötigen. Moderne Intranets sind darum mit guten Suchfunktionen ausgestattet, welche die Informationen auch nach Kategorien filtern können.

7. Komplizierte Navigation

Usability: Im Internet eine Selbstverständlichkeit, im Intranet (oft) immer noch Mangelware. Es sollte vom Benutzer so wenig Arbeit wie möglich erfordern, die gesuchten Rubriken und Themen zu finden. Ein reibungsloses Erlebnis ist entscheidend. Einige Intranets leiden jedoch unter komplizierten Navigationsprinzipien, die ihre Bedienung erschweren. Mitarbeiter stehen bereits vor der Herausforderung, zu lernen, wie sie ein (neues) Intranet in ihren Arbeitsalltag integrieren können – daher sollte das Erlernen einer komplexen Navigation nicht zu den Herausforderungen gehören. Oder anders formuliert: Sehen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Kunden und halten Sie die gleichen Regeln ein wie auf dem freien Markt.

Eine komplexe Navigation kann mehrere Gründe haben:
a.) Das Intranet will zu viel zu schnell. Das bedeutet, dass das Intranet mit Applikationen, Prozessen und Untergruppen so überfrachtet wird, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Ende gar nichts mehr finden.
b.) Es erfolgt keine Steuerung. Ein Intranet soll viele Aufgaben erfüllen. Dennoch ist es zum einen sinnvoll, klein anzufangen und Stück für Stück vorzugehen. Zum anderen sollte die Architektur einer Logik und einer Strategie folgen. Dies kann u. U. auch bedeuten, die Wünsche der einzelnen Abteilungen nicht immer erfüllen zu können. Siehe auch nochmal Punkt 5: „Head of Intranet“.

8. Mitarbeiter arbeiten nicht zusammen (Keine Bereitschaft zum Knowledge-Sharing)

Es gibt viele Gründe, warum moderne Unternehmen sich für den Einsatz eines Social Intranets entscheiden. Einer der häufigsten ist die verstärkte Zusammenarbeit, respektive die erhoffte Produktivitätssteigerung. Ein Intranet kann hier eine ideale Plattform sein. Diese ist aber nur so gut, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die damit arbeiten. Intranets verlieren schnell ihren Wert, wenn Mitarbeiter nicht effektiv zusammenarbeiten können oder auch wollen. Oder sich darüber Sorgen machen müssen, was passiert, wenn sie zu viele Ideen im Intranet preisgeben, oder sich dort zu lange aufhalten. Kommunikation kann der Schlüssel zum Erfolg sein und darf niemals auseinanderfallen. Ein Unternehmen, dessen Kultur nicht auf Kooperation ausgelegt ist, wird auch mit einem Social Intranet scheitern.

9. Keine Intranet-Strategie definiert

Damit ein Intranet für ein Unternehmen von Nutzen sein kann, muss es einer Reihe klarer Ziele dienen. Diese Ziele müssen per Strategie definiert sein. Eine gute und klar kommunizierte Strategie kann selbst einfache Intranets sehr effizient machen, während ein Mangel an Strategie fast immer zu Problemen führen wird. Eine definierte Strategie ist auf allen Ebenen wichtig, denn die Geschäftsführung und die Manager sollten sich ständig an die von ihnen gesetzten Ziele im Intranet erinnern. Gleichzeitig müssen die Mitarbeiter einen guten Überblick darüber haben, worauf sie hinarbeiten. Die Festlegung einer Intranet-Inhaltsstrategie in schriftlicher Form ist die beste Methode und sollte vor der Implementierung von so vielen Experten wie möglich überprüft werden.

10. Der Auto-Pilot wird aktiviert

Erfolge können täuschen und bequem machen. Diese Gefahr lauert auch beim Intranet. Trotz eines reibungslosen Ablaufs und zahlreicher Erfolge muss das Intranet ständig gepflegt und gewartet werden. Aus diesem Grund ist auch sehr wichtig, einen oder mehrere zuständige Verantwortliche zu bestimmen und diesen gleichzeitig die nötigen Ressourcen (vor allem genügend Zeit im Alltag) und auch entsprechenden Entscheidungsgewalten an die Hand zu geben.

11. Die Qualität der Inhalte ist zu niedrig

Auch im Intranet geht Qualität vor Quantität. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen nicht nur Dateien und die Informationen für den tägliche Arbeitsprozess im Intranet finden, sondern auch weitere gute Informationen. Neben den technischen Verantwortlichen empfiehlt es sich, auch Top-Autoren für das Intranet abzustellen oder diese im Unternehmen zu suchen. So schaffen Unternehmen eine solide Grundlage gute Zusammenarbeit.

12. Technische Funktionen: Gruppen- und Einzelkommunikation

Gerade wenn ein Unternehmen das Intranet bzw. den Digital Workplace um eine „soziale Komponente“ erweitern möchte, sind die einzelnen Funktionen zur Kommunikation entscheidend. Menschen müssen in der Lage sein, rational miteinander zu kommunizieren. Und die E-Mail ist in der Regel nicht der beste Weg dafür. Wenn z.B. ein gut durchdachtes Chatsystem vorhanden ist, kann es die Kommunikation deutlich vereinfachen und beschleunigen. Gruppen dienen dagegen dem ständigen Austausch innerhalb einer Projektgruppe – auch über Abteilungen hinweg. Bereits bei der Auswahl der Plattform ist darauf zu achten, dass alle nötigen Kommunikationsfunktionen vorhanden sind oder relativ leicht nachgerüstet werden können.

13. Ausfall-Zeiten sind zu hoch

Es ist eigentlich sehr einfach: Wenn das Intranet steht, steht das Unternehmen. Und falls das Unternehmen nicht steht, hat das Intranet nicht den Stellenwert, den es verdient. Sollte Ihr Unternehmen über keinen stabilen Server verfügen, empfiehlt es sich, das Intranet an einen verlässlichen Cloud-Anbieter auszulagern. Dieser übernimmt die komplette Wartung des Servers und der Software und garantiert so höchstmögliche Erreichbarkeit – auch weltweit.

14. Fehlende Reichweite

Auch wenn ein Intranet eine – bedingt durch die Mitarbeiteranzahl – begrenzte Zielgruppe hat, ist die Reichweite innerhalb dieser Zielgruppe dennoch entscheidend. Gerade Unternehmen mit vielen Arbeitsplätzen z. B. in der Fertigung oder auch außerhalb des Firmengeländes haben Probleme damit, ihre Mitarbeiter zu erreichen. Während die Kolleginnen und Kollegen im Büro und mit eigenem Computer oft nur einen Klick vom Intranet entfernt sind, haben Mitarbeiter auf der Fläche oder im Außendienst oft kaum die Möglichkeit sich einzuloggen.
Verschärft wird dieser Engpass dann oft noch durch extern gesperrte Intranets – was auch Sicherheitsgründen durchaus Sinn ergeben kann.

Aber auch diese Mitarbeiter müssen informiert und abgeholt werden. Hier bieten sich eigene Smartphone-Apps oder sogenannte „Digital Signage-Endgeräte“ an. Bei Digital Signage handelt es sich meistens um klassische Bildschirme an zentralen Stellen wie z. B. der Lobby, dem Pausenraum oder vor den Fahrstühlen oder auch direkt in der Fertigung. Je nach Inhalt und genauer Position dieser Bildschirme [Stichwort: Betriebsgeheimnis] können dort Informationen den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

15. Keine Rückendeckung durch das Management

Ein Intranet kann nur dann erfolgreich sein, wenn es die Rückendeckung und die Unterstützung des Managements hat. Dies betrifft nicht nur die zur Verfügung gestellten Ressourcen an Geld und Personal, sondern auch die aktive Teilnahme der Führungsetage im Intranet. Wenn die Geschäftsführung trotz Digital Workplace auf alte Kommunikationskanäle wie E-Mail oder Laufmappen zurückgreift, werden dies die Mitarbeiter ebenso machen. Gleichzeitig wird so signalisiert, dass das Intranet kein wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeitsprozesse sondern eher nettes Beiwerk ist.

16. Das Intranet macht einfach keinen Spaß

So hart und banal es klingt, aber auch ein Intranet muss Spaß machen. Viele Intranets sind – bedingt durch eine falsche Vorstellung – geradezu „spaßbefreite Zonen“. Durch den indirekten Zwang der Mitarbeiter, sich im Intranet aufzuhalten, werden oft die Usability, das Design und Freude komplett vernachlässigt. Fehler, die sich ein auf Gewinn ausgelegtes soziales Netzwerk nicht leisten könnte. Viele Geschäftsführer verwechseln dabei jedoch Spaß und Leichtigkeit mit „Unprofessionalität“. Dabei hat sich gezeigt, dass der Erfolg eines Intranets und damit auch der Erfolg eines Unternehmens, in direktem Zusammenhang steht mit der Freude der Mitarbeiter, sich dort aufzuhalten.
Unternehmen sollten das Intranet zu einem Werkzeug machen, mit dem Mitarbeiter gerne arbeiten. Dies steigert indirekt die Verweildauer und damit die handfesten unternehmerischen Kennzahlen.
Erfahren Sie, wie mit dem Gamification-Effekt Ihr Social Intranet pushen und damit Ihren Unternehmenserfolg steigern.
17 lustige Beispiele, um mit Gamification Ihr Intranet zum Erfolg zu führen – Teil 1
17 lustige Beispiele, um mit Gamification Ihr Intranet zum Erfolg zu führen – Teil 2

17. Kritik ernst nehmen und so schnell wie möglich umsetzen

Nehmen Sie die Kritik und die Rückmeldung aus dem Unternehmen ernst und lassen Sie diese – falls sinnvoll – in nützlicher Frist in das Intranet einfließen. Stellen Sie sich auch darauf ein, dass ein Intranet sowohl vom Inhalt als auch von den Funktionen und den Schnittstellen her ein nie endender Prozess ist. Es müssen laufend neue Funktionen eingebaut oder auch alte Funktionen überarbeitet und entfernt werden.
Eine sehr sinnvolle Alternative stellt hierfür die Low-Code-Entwicklung dar. Sogenannte „Citizen Developer“ – also geschulte und technik-affine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den diversen Fachabteilungen – können per Drag-and-Drop und unter zur Hilfenahme grafischer Editoren, ihre eigenen Applikationen erstellen. Das Framework der Low-Code Entwicklung sorgt dabei für eine sichere Umgebung und das Einhalten des CI. Damit entlasten Sie Ihre IT-Abteilung und erschließen sich das Wissen der Fachabteilungen. Das Low-Code Development Framework ermöglicht es darüber hinaus, dieses Fachwissen dem ganzen Unternehmen zukommen zu lassen. So profitieren alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter davon.

18. Keine Regeln – jeder macht, was er will

Die inhaltliche Steuerung eines Intranets ist ein fragiler Prozess. Zum einen werden Regeln benötigt, die den Austausch und das Miteinander in bestimmte Bahnen lenken – sogenannte Guidelines. Zum anderen dürfen diese Regeln auch nicht zu eng sein, so dass diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abschrecken und so aus dem Intranet vertreiben. Es ist also Fingerspitzengefühl gefragt.
Diese Regeln sollten klar kommuniziert werden und durch einen Community Manager professionell überwacht werden.


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