Spätestens seit der aktuellen Debatte um das „Recht auf Home-Office“ werden flexible Arbeitsmodelle in Unternehmen stark diskutiert. Viele Betriebe fürchten jedoch Sicherheitsprobleme und sinkende Produktivität. Die Praxis zeigt aber: Home-Office sorgt für mehr Produktivität und insbesondere deutsche IT-Unternehmen bieten sowohl unkomplizierte als auch sichere Lösungen.

Nicht auch das noch! Das denken sich viele Unternehmen derzeit zum Thema „Home-Office“. Denn spätestens seit dem Gesetzesentwurf zum „Recht auf Home-Office” von Arbeitsminister Hubertus Heil wird das Thema der flexiblen Arbeit von zuhause aus rege diskutiert. Realitätsfern, utopisch, unternehmensfeindlich – sind nur einige der Wörter, welche durch das Internet geistern. Die Emotionen kochen oft hoch.

Viele Unternehmen zögern noch, auf Home-Office umzustellen. Betriebe befürchten nämlich nicht nur, dass sie dadurch ihre kompletten IT-Systeme umstellen müssen. Sie machen sich auch Sorgen um Datenschutz, einen gewaltigen und stressigen Wandel von heute auf morgen und letztlich auch um die sinkende Produktivität ihrer Mitarbeiter. Zusätzlich kommt für viele KMU noch erschwerend hinzu, dass die „Kriegskassen“ in diesen turbulenten Zeiten mehr als leer sind. Wie soll man das alles gleichzeitig stemmen?

Die gute Nachricht: Die meisten dieser Sorgen sind unbegründet. Mit dem richtigen System kann das Home-Office eine sinnvolle, effiziente und wirtschaftliche Ergänzung für Unternehmen sein.

Home-Office macht Mitarbeiter glücklicher und produktiver

Das Klischee, das der Mitarbeiter am Heim-Computer Serien schaut und auf Social Media chattet ist leider weit verbreitet. Doch sowohl Praxiserfahrungen als auch Studien zeigen immer wieder, dass diese Vorurteile nicht zutreffen. Viele Mitarbeiter müssen sogar darauf achten genügend Pausen und rechtzeitig Feierabend zu machen. Laut DAK-Studie gaben 56 Prozent der Studienteilnehmer an, im Home-Office produktiver zu sein. Eine ältere Studie der Stanford University spricht sogar von messbaren 13 Prozent Produktivitätssteigerung. Dagegen glauben jedoch nur drei von zehn deutschen Großunternehmen, dass ihre Mitarbeiter im Home-Office produktiver sind. Hier klafft also primär eine große psychologische Lücke.

Tatsächlich vereinfacht eine Remote-Plattform viele Arbeitsprozesse und macht das Arbeiten effizienter, zeitsparender und angenehmer. Anstatt beispielsweise im Büro in Ordnern oder ellenlangen E-Mail-Threads nach einer Information zu suchen, ermöglichen Remote-Plattformen schnellen Zugang zu Informationen, von jedem Ort und zu jeder Zeit. Das setzt natürlich eine gut strukturierte Plattform voraus. Das Angebot in diesem Bereich ist in den letzten Jahren aber enorm gewachsen, sodass es hier passgenaue Lösungen für große und kleine Unternehmen gibt, die das mobile Arbeiten effizienter machen.
Dies wiederum verbessert auch allgemein die Mitarbeiterzufriedenheit. Wer verbringt schon gerne seinen Arbeitstag mit nervigen Suchanfragen und langwierigen Prozessen? Zufriedene Mitarbeiter sind außerdem produktivere Mitarbeiter – von der Loyalität ganz zu schweigen.
So gaben beispielsweise Unternehmen bei der aktuellen International Workspace Survey an, dass ihr Betrieb allein durch Home-Office ihre Produktivität um 85 Prozent erhöhen konnte. Die Umfrage fand unter 15.000 Geschäftsleuten aus 80 Nationen statt. Es handelt sich also um solide Erfahrungswerte und nicht um punktuelle Eindrücke.

Auch wer befürchtet, dass Mitarbeiter zu Hause stärker abgelenkt seien, irrt sich. In einer Umfrage unter knapp 1.000 Angestellten aus Unternehmen in den USA stellte sich heraus, dass Mitarbeiter im Büro 66 Minuten täglich damit verbrachten, sich über Dinge auszutauschen, die nichts mit der Arbeit zu tun hatten. Im Vergleich dazu passierte das bei Mitarbeitern im Home-Office lediglich 29 Minuten lang. Hochgerechnet sind das im Schnitt rund 2,5 Stunden pro Woche an besser genutzter Arbeitszeit im Home-Office.

Home-Office als Produktivitätskiller ist also ein Mythos.

Cloud-Plattformen bieten sicheren Zugriff

Noch ist unklar, wie und in welcher Form das „Recht auf Home-Office“ kommt. Klar dabei ist aber jetzt schon: Wer Arbeit im Home-Office anbietet, muss für eine entsprechende Sicherheit der Daten sorgen. Das gilt sowohl für den Zugriff auf sensible Daten im Unternehmen als auch für deren Verarbeitung an den Geräten der Mitarbeiter zu Hause.

Eine Lösung, die sowohl Flexibilität als auch Sicherheit und Datenschutz miteinander verbindet, sind Platform-as-a-Service-Angebote (PaaS). Hierbei stellt der Anbieter die Cloud-Umgebung zur Verfügung. Sie behalten aber die volle Kontrolle über darauf betriebene Anwendungen und managen Zugriffsrechte. Bei Low-Code-Anwendungen können Sie zudem Applikationen oder Layout auch noch selbstständig und ohne großen IT-Aufwand selbst nach eigenen Bedürfnissen erstellen.
Mitarbeiter können so über die Cloud problemlos auf alle wichtigen Informationen zugreifen und so effizient arbeiten. Gleichzeitig bleibt die Datenhoheit bei Ihnen im Unternehmen.
Insbesondere als Low-Code-Anwendung hat das PaaS-System mehrere Vorteile. Zum einen ermöglicht Low Code eine sehr einfache Integration von bereits bestehender Software per Schnittstellen und Connectoren, sodass Sie nicht Ihr komplettes System umstellen müssen.
Zum anderen behalten Sie so als Unternehmen die volle Kontrolle über Ihre Daten. Gleichzeitig sorgen derartige Lösungen über geregelte Nutzer-Zugriffsrechte dafür, dass kein Mitarbeiter jemals Zugriff auf unbefugte Daten hat.

Schließlich bieten PaaS-Lösungen mehr Sicherheit als viele von einer Cloud-Plattform erwarten. Insbesondere bei deutschen Anbietern sind die Verschlüsselungsprotokolle auf höchste Sicherheitsansprüche ausgerichtet und sichere Server-Standorte in Deutschland oder innerhalb der EU garantiert. Sowohl für Mitarbeiter im Home-Office als auch für Unternehmen bedeutet dieser Schutz: sorgenfreies Arbeiten.
Darüber hinaus sind Cloud-Lösungen einfacher skalierbar als On-Premise-Lösungen und auch kostengünstiger. In-House-Systeme erfordern zudem entweder eine eigene IT-Abteilung für Betrieb und Wartung oder einen externen IT-Service, was insbesondere für kleine und mittelständische Betriebe sehr kostenintensiv ist.

PaaS-Angebote sind somit die ideale Lösung, wenn Sie digital nach vorne schauen wollen, die volle Kontrolle über Ihre Daten behalten möchten und gleichzeitig in wirtschaftlich schwierigen Zeiten auf die Kosten blicken müssen.

Wählen Sie die beste Lösung, nicht die schnellste

Richtig ist, dass das Home-Office für Unternehmen und Mitarbeiter viele Vorteile bietet. Richtig ist auch, dass Betriebe das Thema nicht länger ignorieren dürfen und sich mit flexiblen Arbeitsmodellen auseinandersetzen müssen. Falsch ist jedoch, dass Sie das in einer Hauruck-Entscheidung über Nacht tun müssen.
Nehmen Sie sich bewusst die Zeit, um verschiedene Lösungen für die individuellen Ansprüche in Ihrem Unternehmen zu prüfen. Geht es nur darum, dass Mitarbeiter von zu Hause aus auf Unternehmensdatensätze zugreifen müssen und mit Kollegen digital kommunizieren und an Projekten arbeiten können? Dann reicht oftmals ein Social Intranet im Unternehmen.
Liegt Ihr Geschäft eher im B2B-Bereich, reicht wiederum ein flexibles Extranet, damit Sie externe Geschäftspartner ortsunabhängig an wichtige Prozesse, wie etwa Lieferstände oder Bestellungen, anbinden können.

Tatsächlich deckt für viele Betriebe eine Integration aus internem Mitarbeiter-Netzwerk und einer externen B2B-Plattform bereits alle Bedürfnisse an ein Home-Office ab.
Gratis-Angebote versprechen dafür zwar schnelle und günstige Lösungen, sollten aber für eine langfristige Planung gründlich überdacht werden. Denn es könnte sein, dass Sie hier nach einigen Monaten der Nutzung feststellen, dass Sie erweiterte Funktionen nutzen wollen oder müssen, die dann wiederum nur über Bezahl-Modelle zum Premium-Preis zur Verfügung stehen. Auch bieten einige dieser Plattformen mit Server-Standorten in Ländern wie etwa den USA oftmals nicht den für deutsche Betriebe erforderlichen Datenschutz.

Spätestens dann stehen Sie vor dem Dilemma, dass sich das Team an eine Plattform gewöhnt hat und Sie entweder einen Aufpreis zahlen oder auf einen neuen Anbieter umstellen müssen. Daher lohnt es sich, sich verschiedene Lösungen anzuschauen – insbesondere mit Hinblick auf die Langzeitwirkungen. Denn manche Angebote erfordern möglicherweise höhere Anfangsinvestitionen, bieten langfristig aber signifikante Ersparnisse.

Wann wird es Zeit fürs Home-Office? Jetzt!

An der Einführung von Home-Office in Betrieben führt kein Weg mehr vorbei. Nicht nur auf Basis eines eventuell kommenden Gesetzes, sondern auch für die Attraktivität Ihres Unternehmens. Wer sich jetzt schon gut aufstellt, ist damit auf einem guten Kurs. Das Thema ignorieren bringt angesichts von Gesetzesentwürfen und der aktuellen Coronavirus-Situation letztlich auch nichts. Als Unternehmen sollten Sie die Umstellung daher zwar nicht auf die lange Bank schieben, sich aber dennoch mit passenden Angeboten befassen. Denn letztlich werden nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch Ihr Betrieb davon profitieren.

Diskutieren Sie mit. Ist ein „Recht auf Home-Office Gesetz” notwendig, oder sollten Unternehmen aus ganz eigenem Interesse bereits jetzt auf einen moderne und mobile Arbeitsumgebung setzen? Klar ist auch, dass sich nicht jeder Arbeitsplatz für Remote eignet. Die Erfahrung zeigt aber, dass viel mehr Home-Office möglich wäre, wenn die Rahmenbedingungen stimmen würden.

Wie heißt es so schön: Die beste Gelegenheit für eine moderne Arbeitsinfrastruktur war vor zehn Jahren. Die zweitbeste Gelegenheit ist jetzt.


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