Wissensaustausch und effiziente Zusammenarbeit sind heute das A und O. Organisationsintern genauso wie mit Partnern. Dieser Beitrag zeigt, welche Vorteile das Social Extranet bringt und wieso auch Organisationen wie die Deutsche AIDS-Hilfe e.V. darauf setzen.

Die Digitalisierung ist der Megatrend unserer Zeit. Dabei geht es nicht nur um neue Geschäftsmodelle und Arbeitsmethoden, die sich rasant ausbreiten. Auch die Vernetzung wird immer wichtiger. Und das intern, also zwischen den einzelnen Mitarbeitern, genauso wie mit Kunden, Partnern und sonstigen externen Stakeholdern. Die klassischen Kommunikationsmedien stoßen jedoch an ihre Grenzen: Zu oft gehen Informationen im E-Mail Ping-Pong unter und die Mitarbeiterzeitschrift ist ohnehin sehr statisch. Mit passenderen Werkzeugen zur effizienten Kommunikation und Zusammenarbeit erfindet sich die Unternehmenskommunikation heute neu.




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Social Intranets – beziehungsweise Social Extranets, wenn auch Externe wie Partner oder Kunden Zugriff darauf haben – breiten sich immer weiter aus. Sie sind das beste Beispiel dafür, wie die Trends Mobilität, Social und Cloud Geschäfts- und vor allem Kommunikationsprozesse revolutionieren. E-Mails, Telefonate und Meetings rücken dadurch immer weiter in den Hintergrund. Diese Kommunikationsinstrumente werden durch Aktivitäts-Streams, wie man sie aus Facebook, Twitter und Co. kennt, ersetzt.

Besonders interessant sind Lösungen, die zusätzlich zum Collaboration-Aspekt auch Informationen aus verschiedenen Softwareprogrammen in die Kommunikation einbinden. Dann „meldet“ sich zum Beispiel die Rechnungsprüfung mit einer Nachricht im Activity Stream, sobald eine Rechnung eingegangen ist. So entstehen zentrale Unternehmens-Plattformen, auf denen alle wichtigen Informationen zusammenfließen.

 

Immer auf dem Laufenden

Der große Vorteil dieser Kommunikationswerkzeuge ist, dass jeder Mitarbeiter stets über wichtige Ereignisse und Updates seiner Kollegen informiert ist. Und das jederzeit und überall, egal ob er im Büro ist, im Home-Office arbeitet oder bei einem Kunden vor Ort ist. So werden Activity Streams nicht nur in Social Intranets, sondern generell bei Business-Lösungen aus den verschiedensten Marktsegmenten immer beliebter. Sie zeigen wichtige Ereignisse aus dem Unternehmensalltag, Benachrichtigungen aus integrierten Business-Anwendungen und Status-Updates rund um laufende Aufgaben und Projekte übersichtlich an. Gleichzeitig bieten sie jedem Mitarbeiter im Unternehmen einen einfachen Weg, sich mit seinen Kollegen auszutauschen. Dies ermöglicht letztendlich eine bessere Zusammenarbeit jenseits des traditionellen Büros.

Social Intranets fördern ortsunabhängigen Informationsaustausch

Social Intranets fördern ortsunabhängigen Informationsaustausch

Mit diesen neuen Möglichkeiten der effizienten Zusammenarbeit ändert sich auch die Rolle der internen Kommunikation. Statt einer gedruckten Mitarbeiterzeitschrift oder einem monatlichen E-Mail-Newsletter können Mitarbeiter jetzt jederzeit auf einfache Art und Weise informiert werden, Feedback geben und sich selbst aktiv an Diskussionen beteiligen. Aktivitäts-Streams und Business Chats ermöglichen einen schnellen und dynamischen Dialog und das über Hierarchie- und Standortgrenzen hinweg.

 

Deutsche AIDS-Hilfe e.V.: Verbandsweite Zusammenarbeit

Gerade für Unternehmen und Organisationen mit vielen verschiedenen Standorten verspricht dieser flexible Austausch einen hohen Mehrwert. So auch im Fall der Deutschen AIDS-Hilfe e.V. (DAH). Der eingetragene Verein ist ein Dachverband von rund 130 Organisationen und Einrichtungen in ganz Deutschland. Er vertritt die Interessen von Menschen mit HIV/Aids in der Öffentlichkeit sowie gegenüber Politik, Wissenschaft und medizinischer Forschung.

Die rund 500 hauptamtlichen Mitarbeiter des Verbands bewältigen die vielfältigen Aufgaben mit der Hilfe von ca. 5.000 Ehrenamtlichen. Einer der langjährigen Mitarbeiter in der Bundesgeschäftsstelle in Berlin ist Dirk Hetzel. Als Referent für internetgestützte Prävention war ihm klar: Das volle Potential wird nur dann genutzt, wenn richtig kommuniziert wird.

Früher gab es nur eine Möglichkeit, die vielen ehrenamtlichen Mitarbeiter regelmäßig zu erreichen: der vom Dachverband verschickte Newsletter. Diese Einbahn-Kommunikation war den Ansprüchen der DAH jedoch bald nicht mehr angemessen: „Eine richtige Interaktion konnte darüber natürlich nicht stattfinden. Das hat uns lange Zeit gestört,“ berichtet Herr Hetzel.

Der Diplompädagoge und Social-Media-Manager nahm die Herausforderung an, die Zusammenarbeit der ehren- und hauptamtlichen Mitarbeiter zu verbessern. Neben der Vernetzung von Haupt- und Ehrenamtlichen gab es zwei wesentliche Ziele: Projektbezogene Gruppenarbeit mithilfe eines Social Extranets ermöglich sowie ein verbandsweites Wissensmanagement etablieren. Man wollte das im Verband vorhandene Wissen besser nutzen.

 

 

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Die lange Suche nach einem passenden Social Extranet…

Am Anfang stand eine umfangreiche Marktanalyse – fast anderthalb Jahre vergingen mit der Suche nach einer passenden Lösung. Hierbei wurden auch Vertreter der einzelnen Mitgliedsorganisationen involviert: In Workshops gewann die DAH Klarheit darüber, was man eigentlich brauchte und erwartete. Basierend darauf erstellte das Team um Dirk Hetzel ein Lastenheft, an dem sich die möglichen Lösungen messen lassen mussten. Am Ende setzte sich das Portal-Framework Intrexx mit seiner integrierten Collaboration-Applikation durch.

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Die ausgedehnte Marktforschung hat sich gelohnt, wie Herr Hetzel erzählt: „Als ich darauf aufmerksam wurde, hat es mich sofort überzeugt. Zuvor gab es so etwas gar nicht. Die intuitive Oberfläche und die gute Usability waren für uns das größte Argument. Das zahlt sich aus: Wir haben noch nie Anwendungsrückfragen dazu bekommen.“ Neben der leichten Bedienbarkeit spricht vor allem die Wirtschaftlichkeit für das Produkt: „Andere Produkte waren überdimensioniert und vor allem zu teuer. Unsere jetzige Lösung ist unterm Strich auch für eine Organisation, wie wir es sind, finanzierbar.“

 

… und dann ging alles ganz schnell

In nur 3 Monaten von der Entscheidung bis zum Go-Live wurde das Social Extranet mit Unterstützung durch den Berliner IT-Dienstleister City & Bits aufgebaut. Als Tipp für ähnliche Projekte betont Herr Hetzel die Bedeutung der guten Absprache mit der Geschäftsführung und den verbandsweiten Stakeholdern: „Ohne deren Beteiligung wäre die Einführung wahrscheinlich nicht so gut gelaufen.“ Darüber hinaus hat es sich bewährt, in jeder Mitgliedsorganisation Key User zu benennen, die dazu beitragen, das Portal zu bewerben.

Seine Vorteile spielt das Social Extranet vor allem bei der projektbezogenen Gruppenarbeit aus. Durch die Bündelung aller Beteiligten sowie der dazugehörigen Diskussionen und Dokumente wird sie besonders wertvoll. Für einen großen Verband wie die Deutsche AIDS-Hilfe war es wichtig, mit dem Tool überregional zusammenarbeiten und Dokumente austauschen zu können. Die bisher über 70 projekt- oder fachspezifischen Gruppen sind dafür eine geeignete Umgebung.

Die DAH organisiert Projekte und Veranstaltungen mit dem Social Extranet

Die DAH organisiert Projekte und Veranstaltungen mit dem Social Extranet

Ein Beispiel bietet die alle zwei Jahre stattfindende Selbsthilfekonferenz „Positive Begegnungen“: In der dazugehörigen Projektgruppe findet ein großer Teil der Vorbereitung statt. „Unser altes Extranet hat so etwas überhaupt nicht hergegeben,“ berichtet Herr Hetzel und führt weiter aus: „In den fachspezifischen Gruppen werden heute gezielt bestimmte Themenbereiche besprochen.“

Es gibt aber auch Dinge, die die DAH bei einem neuen Projekt anders machen würde. So hatte man zum Beispiel anfangs kein automatisiertes Tool zur Passwortwiederherstellung (User Self Service). „Das haben wir bei der großen Zahl an Nutzern bald bereut. Es gab zu viele vergessene Passwörter, die wir von Hand widerherstellen müssten. Zum Glück konnten wir die gewünschte Funktion relativ leicht nachrüsten,“ sagt Herr Hetzel.

 

Wissen auf Knopfdruck – mit der integrierten Wissensdatenbank

Eine auf dem Wiki-Prinzip basierende Wissensdatenbank ergänzt die Kommunikationsplattform. Sie ist direkt integriert. In dieser Applikation werden Dokumente und Informationen zentral gesammelt, kategorisiert und erläutert. Die Mitarbeiter und Ehrenamtlichen finden hier alle wichtigen Informationen mithilfe der Volltextsuche.

Insgesamt ist Dirk Hetzel sehr zufrieden damit, wie sich das Projekt entwickelt: „Das Social Extranet ermöglicht es uns auf effektive und einfache Art, verbandsweit zusammen zu arbeiten. Kollegen, die intensiv mit der Gruppenfunktion arbeiten, kamen schon auf mich zu und sagten: Das ist genau das, was sie sich schon immer gewünscht haben!“

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