Intranets sind für Unternehmen heute fast zum Standard geworden. Die interne Kommunikation, sei es durch statische Intranets, Social Intranets oder andere Kommunikationstools, ist nicht erst seit Corona ein essenzieller Pfeiler der Unternehmensentwicklung. Oft verläuft die externe Kommunikation mit Partnern und Kunden aber immer noch über die alten und oft unpassenden Kanäle. E-Mails, Briefpost und Telefon sind seit Jahrzehnten die gewohnten Kommunikationsformen. Die Zusammenarbeit mit Personen außerhalb Ihrer Organisation kann eine Herausforderung darstellen. Nicht nur beim operativen Ablauf, sondern vor allem auch in puncto Sicherheit. Sie möchten Ihre Kunden und Partner beeindrucken, die Beziehungen festigen und Ihre Lieferanten tiefer in die Prozesse einbinden und jederzeit mit relevanten Informationen versorgen? Dann ist ein Extranet die Lösung.

Definition: Was ist ein Extranet

Ein Extranet ist ein kontrolliertes, privates Netzwerk, das das Internet für die sichere Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen internen Teammitgliedern sowie den externen Kontakten eines Unternehmens, wie Kunden, Lieferanten, Partnern und anderen Dritten, nutzt. Man kann es sich wie ein erweitertes Intranet vorstellen. Aus Sicherheitsgründen kann es jedoch ratsam sein, externen Benutzern keinen direkten Zugang zum Intranet zu geben, sondern die Kommunikation über ein getrenntes Extranet zu organisieren.
Dies hat auch den Vorteil, dass sich die Programmierung, das Design und die Usability komplett um die passende Zielgruppe drehen kann und somit die Bedürfnisse dieser Zielgruppe in den Mittelpunkt gestellt werden können. Nichtsdestotrotz besteht bei einer klaren und strategischen Vorgehensweise immer auch die Möglichkeit, die Daten aus dem Extranet über automatisierte Prozesse und Schnittstellen direkt in das firmeneigene Intranet, das angeschlossene CRM oder sogar in die Industrie 4.0-Lösung zu integrieren und dort weiter zu verarbeiten. Dazu aber später mehr.

Der Zweck eines Extranets besteht darin, Informationen für viele Personen an einer Stelle zu bündeln und so für alle externen und internen Beteiligten jederzeit zugänglich zu machen. Gleichzeitig sollte man aber nicht die Sicherheit dieser Daten nicht aus den Augen verlieren. Je nach Ausgereiftheit der verwendeten Software können diese Information dann über Prozesse auch direkt weiterverarbeitet und in das interne System überführt werden. So werden Fehler und Arbeitsaufwand drastisch reduziert.

Beispiele für Extranet-Use-Cases sind z. B. Kundenportale, Händler- oder Partnerportale, Arbeitsbereiche für gemeinschaftliche Projekte, Teamarbeitsbereiche usw.. Diese und deren Vorteile sollen im folgenden Artikel näher beleuchtet werden.

Die Vorteile eines Extranets für Ihr Unternehmen:

1.) Informationsaustausch einfach gemacht
Wie beim Thema Intranet gilt auch beim Extranet, dass die Zusammenarbeit per E-Mail eine der schlechtesten „Kollaborations-Formen“ ist. Ständiges E-Mail-Ping-Pong, veraltete und große Dateianhänge, die den Posteingang verstopfen, verlorene und übersehene Informationen sind nur einige der Punkte. Allein die Suche nach Informationen verschlingt oft wertvolle Arbeitszeit – von Nerven ganz zu schweigen. Kommen dann noch Urlaubs- und kurzfristige Krankheitsvertretung hinzu, ist das Chaos perfekt und der Imageschaden gegenüber den Kunden, Partnern und Lieferanten schon fast vorprogrammiert.
Ein Extranet stellt sicher, dass alle relevanten Informationen – einschließlich aller Versionen der hochgeladenen Dokumente – an einem Ort sind und jeder Beteiligte (inkl. Vertretung) unmittelbaren Zugang dazu hat. Eine gute Architektur und Suchfunktion sorgen zudem dafür, dass alle Informationen schnell gefunden werden.

2.) Sicherheit der Informationen entscheidend
Mit einem Extranet sind die Informationen – egal ob Dateien, Kundendaten, Unterhaltungen oder Maschinendaten – an einer Stelle gesammelt. Sicherheit und Vollständigkeit sind hier oberstes Gebot. Mit einem Extranet sind alle wichtigen Dokumente auf dem neuesten Stand und werden sicher gespeichert, in der Regel mit SSL-Verschlüsselung und einem sicheren Server- und Passwortsystem (Firewall), welches – je nach Software – sogar mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung realisiert werden kann. Ein filigranes Rechtemanagement erlaubt es jedem Benutzer, individuelle Zugriffsrechte zu erteilen und auch wieder zu entziehen. Damit sieht jeder Nutzer wirklich nur die Informationen, die für ihn relevant sind. Über die interne Dokumentation können darüber hinaus Änderungen aufgezeichnet und damit nachverfolgt werden. So lässt sich sofort erkennen, welche Benutzer wann auf Dateien zugegriffen und diese verändert haben.

3.) Projektmanagement einfach gemacht
Der Sinn und Zweck eines Extranets ist die reibungslose Zusammenarbeit interner Mitarbeiter und externe Ansprechpartner. Dies betrifft natürlich auch das Projektmanagement. Benutzer und Stakeholder können von jedem Endgerät (Computer, Smartphone, Tablet) aus die benötigten Informationen abrufen und auf die entsprechenden Tools zugreifen. Damit bleibt der Fluss an Informationen immer gewährleistet und jedes Projektmitglied – egal ob intern oder extern – kennt den aktuellen Stand. Über „soziale“ Erweiterungen wie z. B. Gruppen, Chats oder einem Dokumentenmanagement können Informationen schnell geteilt und gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden.
Dadurch werden endlose Besprechungen, zeitraubende Telefonate und das E-Mail-Ping-Pong auf ein Minimum reduziert.
In einem modernen Extranet können Dokumente hochgeladen, gespeichert und bearbeitet, Aufgaben zugewiesen und verwaltet, Kalender und Telefonkonferenzen organisiert, Ankündigungen gemacht, Diskussionen gestartet und schnell Gruppenfeedback eingeholt werden. Das Extranet wird damit ein funktionaler Kosmos für alle Projektbeteiligten.

4.) Einrichtung und Schulung erfordern wenig bis gar keine Beteiligung der IT-Abteilung
Während die Einrichtung und Wartung traditioneller Extranet-Lösungen mühsam war, benötigen moderne Low-Code-Development-Plattformen sehr wenig Unterstützung der IT-Abteilung. Durch Cloud-Lösungen kann das jeweilige System mit nur wenigen Handgriffen realisiert und durch die Low-Code-Eigenschaften erstellt und verwaltet werden – auch durch die jeweiligen Abteilungen selbst. Grafische Oberflächen erlauben es, per Drag and Drop das Extranet je nach gewünschter Positionierung und Funktionen genau an das gewünschte Einsatzszenario anzupassen. Durch die Cloud-Basis übernehmen die Anbieter die Wartung der Server und der Basis-Software. Unternehmen und Abteilungen können sich damit komplett auf das individuelle Extranet konzentrieren. Dies ermöglicht es auch kleineren Unternehmen ohne große Initialkosten eigene Extranet-Lösungen anzubieten.

Fazit: Hinterlassen Sie bei Kunden, Partnern und Lieferanten ein gutes Image

Extranets erhöhen nicht nur die Sicherheit und die Professionalität der Zusammenarbeit mit Externen, sie sorgen auch für handfeste und messbare Erfolge. Weniger Fehler, weniger Zeit für das Suchen, weniger Abstimmung, teilweise vollautomatisierte Prozesse, weniger Querabstimmungen und Rückfragen, all das generiert weniger Kosten und damit mehr Gewinn. Doch zusammen ergibt das – und das ist vielleicht der wichtigste Grund für ein professionelles und im Firmen-CI gebrandetes Extranet – ein hervorragendes Image bei Kunden, Partnern und Zulieferern. Externe Ansprechpartner lernen die Dienstleistung zu schätzen und kommen gerne wieder. Dies hat direkte Auswirkungen auf den langfristigen Geschäftserfolg.
Erfahren Sie mehr über die Chancen, die ein Extranet auf Low-Code-Development-Basis Ihrem Unternehmen bietet und wie leicht dieses zu mit einem Cloud-Angebot zu realisieren ist.


Nutzen Sie die Chance, mit einem Extranet Ihre Partner, Kunden und Stakeholder zu begeistern und laden Sie sich die kostenlosen Whitepaper zum Thema Extranet noch heute herunter.

Whitepaper „Extranet“

Erfahren Sie alles über die Chancen und die Vorteile eines Extranets für Ihr Unternehmen

Whitepaper jetzt herunterladen

Bildquelle: ©Elnur Amikishiyev – Fotolia – stock.adobe.com